Økonomiudvalget - 23-01-2017

Sagen indeholder en status for de selskaber som Fredericia Kommune er aktionær i og der lægges op til, at eventuelle spørgsmål, der ønskes stillet på selskabernes ordinære generalforsamling afklares.

Sagsbeskrivelse:

Fredericia Kommune har aktionærinteresser i følgende selskaber:

1. ADP A/S.
2. Kommunernes Pensionsforsikring A/S (SAMPENSION).
3. Billund Lufthavn A/S.
4. FredericiaC Arealudviklingsselskab P/S.
5. Fredericia Spildevand A/S.

Sagen forelægges økonomiudvalget som en statussag på selskabernes økonomi forud for de ordinære generalforsamlinger, med udgangspunkt i de senest godkendte årsrapporter og eventuelt med henblik på, at økonomiudvalget kan beslutte om der skal stilles spørgsmål til de forestående ordinære generalforsamlinger, der afholdes i selskaberne.

Det bemærkes, at økonomiudvalget på byrådsmødet den 8. april 2002 har fået delegeret kompetencen til at træffe beslutninger om Fredericia Kommunes forhold som aktionær.

1: ADP A/S.

Fredericia Kommunes ejerandel af aktiekapitalen på 25,0 mio. kr. udgør 22,3 mio. kr., svarende til 89 %.

Den samlede godsomsætning

Der er sket et fald på 0,6 mio. tons i forhold til 2014, svarende til et fald på ca. 6 %. Der er udsving på en række af segmenterne i den samlede godsomsætning. Det nævnes i regnskabet, at aktiviteterne vedrørende enhedslaster som containere på grund af omlægning af ruter samt global afmatning og konkurrence i et prispresset marked samt ro/ro qua udskiftning til mindre færge, har været faldende i forhold til 2014.

I 2015 har antallet af skibsanløb udgjort 1.562 mod 1.963 i 2014.  

Årets resultat på 13,2 mio. kr. er under det forventede resultat på 25,0 mio. kr. i ½ års regnskabet. Dette henføres i ledelsens beretning til en række væsentlige forhold omkring nedskrivning af bygninger, som i forbindelse med arealdisponeringsplanen nedrives i 2016 og dermed ikke forventes at være indtægtsskabende samt afskrivning af tilgodehavende hos Andresen Towers i forbindelse med selskabets konkurs. Disse forhold har påvirket årets resultat med 16,6 mio. kr.

Årsrapporten 2015 er godkendt af direktion og bestyrelse, og revisionen har ikke givet anledning til forbehold.
 

Der afholdes normalt generalforsamling i ADP A/S samt datterselskaberne medio april.

 2: Kommunernes Pensionskasse A/S (SAMPENSION).

Fredericia kommunes ejerandel udgør 5.000 kr. af selskabets aktiekapital på 800.000 kr., svarende til 0,6 %.

Der er sket en stigning i årets præmieindtægter. Hovedårsagerne hertil er et vundet pensionsudbud sidst i 2014, som har påvirket indbetalingerne i 2015 meget positivt, ligesom forbedrede overenskomster medførte øgede pensionsbidrag.

Årets negative resultat henføres primært til forhold omkring tildeling af bonuskapital til kunderne med 446 mio. kr., som i henhold til regnskabsreglerne skal omkostningsføres. Når der ses bort fra omkostningen til bonuskapital er årets resultat lidt højere end forventet.

Revisionen af årsrapporten 2015 har ikke givet anledning til forbehold.

Forslag fra aktionærerne, som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling skal være fremsendt til selskabet mindst 6 uger før afholdelse af generalforsamlingen. Det bemærkes i øvrigt, at stemmeafgivelse kan ske ved fuldmagt.

3: Billund Lufthavn A/S.

Fredericia Kommunes ejerandel udgør 6,9 mio. kr. af den samlede aktiekapital på 100,0 mio. kr., svarende til 6,9 %. 

Udvikling i passagerer/fragt:

Passagertallet i 2015, er ny rekord, for 6. år i træk. Stigningen kan henføres til stigning på udenrigsruterne mens der er tale om et lille fald i indenrigstrafikken. Luftfragten er netto steget med 0,7 % i forhold til 2014.

Ledelsen betegner resultatet som bedre end forventet og meget tilfredsstillende.

Revisionen af årsrapporten 2015 har ikke givet anledning til forbehold.

Forslag fra aktionærerne må for at komme til behandling på den ordinære generalforsamling være indgivet til bestyrelsen senest 6 uger før generalforsamlingens afholdelse.

4: FredericiaC Arealudviklingsselskab P/S.

Til orientering kan oplyses, at der rent selskabsretligt kræves et komplementarselskab (FredericiaC Komplementar A/S) for at der kan etableres et P/S (Partnerselskab). Komplementarselskabet har ingen aktiviteter og er alene etableret for at sikre den selskabsretlige forudsætning, at der skal være en komplementar i.f.t et partnerselskab. Der redegøres ikke nærmere for FredericiaC Komplementar A/S da det er driftsselskabet FredericiaC Arealudviklingsselskab P/S, hvori alle aktiviteterne ligger.

Fredericia Kommunes ejerandel udgør 25 % af aktiekapitalen på 60,513 mio. kr.

FredericiaC Arealudviklingsselskab P/S har en tidshorisont for byudvikling og byomdannelse af arealerne langs Gl. Havn frem til 2035. I denne type aktiviteter er det sædvanligt, at økonomien de første år er præget af en række investeringer i udvikling, salg og byggemodning, og at der først på længere sigt genereres indtægter. Projektets første grundsalg er gennemført i 2015.

Ledelsen anser årsresultatet for tilfredsstillende og på niveau med det forventede.

Revisionen af årsrapport 2015 har ikke givet anledning til forbehold.

Spørgsmål til ordinær generalforsamling skal fremsendes til selskabet i så god tid, at emnet kan optages på dagsordenen for den ordinære generalforsamling.

5: Fredericia Spildevand A/S.

Selskabet er 100 % ejet af Fredericia Kommune. Aktiekapitalen er på 25,0 mio. kr.

I 2015 er der saneret ca. 4,9 km eksisterende ledninger samt anlagt ca. 8,6 km. nye kloakledninger. Herudover er der foretaget en række mindre investeringer i renovering af pumpestationer og bygværker. 

På renseanlægget er alle krav til spildevandsrensning og slam til landbrugsjord overholdt i 2015. Der er arbejdet med at kortlægge samt reducere lugtudfordringer på renseanlægget. Der er etableret nye overdækninger, udført tætninger samt etableret kraftigere proces- og komfortventilation i proceshaller samt i bygninger.

Selskabet er part i en verserende skattesag vedrørende de skattemæssige indgangsværdier på anlægsaktiverne i forbindelse med overgang til skattepligt i 2009. Selskabet har anvendt den reguleringsmæssige åbningsbalance udmeldt af Konkurrencestyrelsen som indgangsværdier. SKAT har nedsat de skattemæssige indgangsværdier med 2.116 mio. kr. 

I 2014 har Landsskatteretten afgivet en principiel afgørelse om vilkårene for overgang til skattepligt og de skattemæssige indgangsværdier, som er i overensstemmelse med SKAT´s afgørelser.

Selskabet er ikke enig i Landsskatterettens afgørelse og afventer de principielle sager, som er indgivet for Landsretten.

Selskabet har jf. note til regnskabet betalt de foreløbige skatter for indkomstårene 2009-15 opgjort på SKAT´s grundlag og afventer sagens udfald.

Det er ledelsens opfattelse, at der ikke påhviler selskabet yderligere skatteforpligtigelser ud over de i regnskabet oplyste.

Årsrapporten 2015 er godkendt af direktion og bestyrelse, og revisionen har ikke givet anledning til forbehold.

Ingen.

Økonomiudvalget godkender:

1.  At borgmester Jacob Bjerregaard udpeges som stemmebærer til generalforsamlingerne i ADP A/S, Billund Lufthavn A/S, FredericiaC Arealudviklingsselskab A/S og Lars Ejby udpeges som stemmebærer til generalforsamlingen i Fredericia Spildevand A/S.

3. At borgmesteren bemyndiges til at afgive stemme ved fuldmagt f.s.v.a den ordinære generalforsamlinger i Kommunernes Pensionsselskab A/S.

I forbindelse med renoveringen og udbygningen af den bygning, der rummede det gamle Føtex, hvor bl.a. Jobcentret nu har til huse, er der fortsat en parkeringsplads på toppen af en del af bygningen. Parkeringspladsen har adgang fra Danmarksstræde.

Teknik & Miljø anbefaler, at der indføres betalingsparkering på pladsen, og at der etableres signalregulering for at undgå farlige situationer ved op- og nedkørsel ad rampen.

Sagsbeskrivelse:

Fredericia Kommune har indgået en lejeaftale med ejeren af den bygning, der tidligere rummede det gamle Føtex og nu rummer bl.a. kommunens jobcenter. Lejeaftalen indebærer, at kommunen råder over en p-plads med i alt 27 pladser på taget af dele af bygningen.

For at regulere trafikken ad rampen til/fra pladsen er det nødvendigt med signalregulering, da to biler ikke kan passere hinanden på rampen. Der har tidligere været signalregulering, men denne blev taget ned i forbindelse med renoveringen af bygningen.

For at sikre p-pladser til besøgende i Jobcenteret og til kunder i gågaderne kan der indføres betalingsparkering på pladsen. Taksten vil være den samme som på de øvrige betalingsparkeringspladser i midtbyen.

Teknik & Miljø har vurderet nærmere på denne mulighed og har i den forbindelse indhentet tilbud på levering af signalanlæg og betalingsautomat:

-  Signalanlæg til styring af kørslen på rampen:

o  Anlægspris:   85.000 kr.

o  Årlig drift:  10-15.000 kr.

-  Betalingsautomat:

o  Anlægspris:   118.450 kr.

o  Årlig drift:  5.000 kr.

Teknik & Miljø vurderer, at betaling for parkering på pladsen vil give den nødvendige udskiftning på pladsen og dermed forbedre parkeringsforholdene samt de trafikale forhold i området.

Alternativt til betaling på pladsen kunne der indføres tidsbegrænset parkering. Dette vil også give udskiftning på pladsen, men Teknik & Miljø vurderer, at der er behov for længere parkering, end det er muligt ved en tidsbegrænsning på de sædvanlige 2 timer, som benyttes på en række af kommunens øvrige parkeringspladser i Midtbyen.

Teknik & Miljø anbefaler på den baggrund en løsning med betalingsparkering på pladsen.

Teknik & Miljø vurderer under alle omstændigheder, at det er nødvendigt at etablere signalregulering for at undgå farlige situationer ved op- og nedkørsel ad rampen.

Godkendt som indstillet.

Indstillingen blev tiltrådt.

Boligkontoret ansøger om en ændring i en aftale om fleksibel udlejning. Kommunen og en almen boligorganisation kan indgå en aftale om, at ledige boliger skal udlejes efter særlige kriterier. Kriterierne fastlægges ved aftalen, og aftalen suspenderer derved de almindelige udlejningsregler, det vil sige ventelisterne. Det er en sådan aftale, som ønskes ændret.

Sagsbeskrivelse:

Fredericia Kommune har den 3-1-2017 modtaget en ansøgning fra Boligkontoret Fredericia om ændring af en aftale om fleksibel udlejning, som blev godkendt af By- og Teknikudvalget den 26-08-2014.

Aftalen, som blev godkendt den 26-08-2014, gav borgere, som ikke boede i Fredericia Kommune, men som havde mindst 25 timers fast arbejde i en virksomhed i Fredericia Kommune, en fortrinsret til 25 % af boligorganisationens boliger på den interne venteliste. Endvidere gav aftalen borgere, der boede i Fredericia med mere end 25 timers fast arbejde uden for Fredericia Kommune, en fortrinsret til 25 % af boligorganisationens boliger på den interne venteliste.

Det er dette der ønskes ændret, så aftalen alene giver borgere, der ikke bor i Fredericia kommune, men har mindst 25 timers fast arbejde i en virksomhed i Fredericia Kommune, en fortrinsret til 25 % af boligorganisationens boliger på den interne venteliste.

Årsagen til ændringen er, oplyser bestyrelsen, er at 70% af pendlerboligerne bliver optaget af borgere, som allerede bor i Fredericia.

Kommunen og en almen boligorganisation kan indgå en aftale om, at ledige boliger skal udlejes efter særlige kriterier. Kriterierne fastlægges ved aftalen, og aftalen suspenderer derved de almindelige udlejningsregler, det vil sige ventelisterne. Aftalen kan maksimalt omfatte 100% af de ledige familieboliger i den enkelte boligafdeling afhængig af omfanget af den kommunale anvisningsret (enten efter almenboliglovens § 59, stk. 1 eller 2). 

Godkendt.

Forældrebestyrelsen i Børnehaven 3F og bestyrelsen i Fagforeningen 3F har fremsendt ønske om at den selvejende børnehave 3F opsiger driftsoverenskomsten med Fredericia Kommune for at overgå til at blive børnehave i det kommunale fællesskab.

Sagsbeskrivelse:

Der er tre årsager til ønsket om at blive en kommunal daginstitution:

1. Faldende børnetal, som giver usikkerhed omkring økonomien og ansættelsesforhold for personalet. Som del af Distrikt Ullerup Bæk vil der være større tryghed i ansættelserne og mulighed for en mere stabil normering.
2. Der er brug for et tæt samarbejde og sparring om den pædagogiske udvikling for at løfte opgaven fagligt og professionelt.
3. Det er en stor ledelsesopgave for leder og bestyrelsen. Det kræver ofte hurtige beslutninger, som bestyrelsen kan have svært ved at honorere.

Såvel personale som forældrerepræsentanter har været inddraget i processen.

Opsigelsesvarslet er 9 måneder fra den 16.09.16, men kan forkortes, såfremt der er enighed mellem bestyrelsen Børnehaven 3F og Fredericia Kommune om dette.

Der er allerede etableret et godt samarbejde mellem Børnehaven 3F og Ullerup Bæk distriktet om ovenstående forhold.

Diverse ansøgninger og bilag beror på sagen.

Børn og Unge vurderer, at processen kan gennemføres inden for det anførte opsigelsesvarsel.

Åben - Indstilling fra bhv. 3F om at blive kommunal - Kommunal Underskrift bestyrelsesreferat sept. 16.pdf

Åben - Indstilling fra bhv. 3F om at blive kommunal - kommunal officiel indstilling med underskrift sept. 16.pdf

Åben - Indstilling fra bhv. 3F om at blive kommunal - Kommunal mailkorrespondance 3F sept. 16.pdf

Anbefales.

I forbindelse med fremsendelse af underskrevet egnsteateraftale for 2017-2020 har Slots- og Kulturstyrelsen efterfølgende ønsket at få tilføjet ny tekst i afsnittet omkring lokaler og husleje. Der er alene tale om en oplysende og præciserende tekst i forhold til gældende lovgivning. Dette giver ikke anledning til nogen bemærkninger og ændrer i øvrigt ikke noget indholdsmæssigt eller økonomisk i forhold til den tidligere godkendte aftale. Sagen afgøres i byrådet.

Sagsbeskrivelse:

Byrådet behandlede og godkendte på møde 5. december 2016 egnsteateraftale 2017-2020 mellem Fredericia Teater og Fredericia Kommune.

Det oprindelige aftaleudkast er udarbejdet i skabelon fra Slots- og Kulturstyrelsen og var oprindeligt forhåndsgodkendt af styrelsen. Som beskrevet i oprindelig sag, bad Slots- og Kulturstyrelsen om dokumentation for, at Fredericia Teaters samlede huslejeudgifter ikke overstiger 15 % af det samlede offentlige driftstilskud fra Fredericia Kommune.

Denne dokumentation er fremsendt og der har været en efterfølgende dialog med Slots- og Kulturstyrelsen omkring huslejeudgifter.

I forbindelse med, at den underskrevne aftale efter byrådets godkendelse er fremsendt til Slots- og Kulturstyrelsen, har styrelsen stillet krav om, at der i aftalens afsnit om lokaler og husleje tilføjes følgende tekst:

”Fredericia Teaters lejeudgifter til eksterne lejemål udgør ved aftalens indgåelse ca. 930.000 kr., svarende til 7 % af teatrets samlede offentlige driftstilskud.

Fredericia Teaters samlede udgifter til husleje (herunder lejemålet for teatrets hjemsted i Prinsessegade samt øvrige eksterne lejemål som kunstnerlejligheder, lagerlokaler, værksteder m.v.) må maksimum udgøre 15 % af det samlede offentlige driftstilskud til teatret”

Økonomi & Personale har været i dialog med Slots- og Kulturstyrelsen omkring teksttilføjelserne, som primært er af oplysende og præciserende karakter i forhold til gældende lovgivning på området. Det er en betingelse fra styrelsens side, at teksten tilføjes, for at kommunen kan opnå refusion af driftstilskuddet til Fredericia Teater.

Slots- og Kulturstyrelsen har herudover ikke yderligere forbehold omkring aftalen og Fredericia Teater har godkendt de ønskede ændringer og underskrevet ny aftale

De tilføjede afsnit vurderes ikke at have betydning for aftalens indhold, der er alene tale om indhold af oplysende og præciserende karakter i forhold til gældende lovregler omkring egnsteater.

Godkendt som indstillet.

Der er på udvalgets foranledning gennemført en evaluering af borgervejlederfunktionen i Fredericia Kommune. På baggrund af evalueringen anbefaler Kommunaldirektøren at den vakante stilling som borgervejleder genopslås med tiltrædelse d. 1/5 2017.

Sagsbeskrivelse:

Baggrund

Fredericia Kommune har siden november 2014 haft en borgervejlederfunktion. Stillingen som borgervejleder er pt. vakant, og Økonomiudvalget har på sit seneste møde bedt om en evaluering af funktionen.

Evaluering

Evalueringen er gennemført i perioden 19/12 2016 – 6/1 2017, og har været tilrettelagt som en intern evaluering, da der ikke forefindes optegnelser over de borgere og virksomheder, som har været i kontakt med borgervejlederen.

Evalueringen er gennemført som en spørgeskemaundersøgelse blandt byrådsmedlemmer, medlemmer af chefforum og relevante ledere og medarbejdere, der formodes at have været i kontakt med borgervejlederen. Spørgeskemaet er sendt til 38 respondenter, hvoraf de 27 har besvaret skemaet. Det giver en svarprocent på 71. Der er flere af dem, som ikke har besvaret skemaet, som angiver som begrundelse, at de ikke eller kun i meget begrænset omfang har haft kontakt til borgervejlederen.

Evalueringen viser overordnet set at i alt 85 % af respondenterne har en positiv oplevelse af borgervejlederfunktionen. Ingen har en negativ oplevelse af funktionen. I alt tilkendegiver 74 %, at funktionen skaber værdi i høj grad eller i meget høj grad.

Når der spørges ind til mere konkrete forhold om funktionens betydning for organisationen Fredericia Kommune, herunder om funktionen skaber større forståelse for borgeres/virksomheders problemstillinger, og læring indadtil i organisationen, så tilkendegiver færre at det er tilfældet.

I alt tilkendegiver 51 % at borgervejlederfunktionen i høj eller meget høj grad skaber større forståelse; 37 % tilkendegiver at det sker i nogen grad; mens i alt 11 % tilkendegiver at det sker i ringe grad eller slet ikke.

59 % tilkendegiver at funktionen i nogen grad skaber læring indadtil i organisationen; mens i alt ca. 20 % tilkendegiver, at det sker i høj eller meget høj grad; og en nogenlunde tilsvarende procentdel angiver at det sker i ringe grad eller slet ikke.

Spørgeskemaet indeholder også en række åbne spørgsmål. I de åbne spørgsmål er der overordnet set kommet flere eksempler på fordele end på ulemper ved borgervejlederfunktionen, og der er kun kommet et meget begrænset antal eksempler på forhold i funktionen som bør laves om.

De fordele der på forskellig vis oftest nævnes er muligheden for at borgere og virksomheder kan få neutral og uvildig hjælp, samt muligheden for, på tværs af afdelinger, at være bindeled, guide, og ”få samlet det rigtige hold omkring bordet” ift. at få løst evt. problemer.

Som konkrete eksempler på funktionens betydning nævnes bl.a. ændringer i den fysiske indretning og den skriftlige kommunikation med borgere, borgervejlederen som bisidder for borgere, og som supervisor for sagsbehandlere.

Flere giver udtryk for at de primært har oplevelser som vedrører borgere, og at de i mindre omfang har oplevelser med borgervejlederfunktionen ift. virksomheder.

Af ulemper ved funktionen nævnes bl.a. borgernes måske urealistisk store forventninger til funktionen / behovet for forventningsafstemning, og forskellige holdninger til hvordan neutralitet, vejledning, rådgivning og sagsbehandling skal vægtes. En enkelt nævner en alternativ organisatorisk placering af borgervejlederfunktionen.

Ift. borgervejlederfunktionen fremadrettet så tilkendegiver flere, at funktionen i høj grad bør indeholde det samme som nu, hvor flere bl.a. lægger særlig vægt på uafhængigheden af den øvrige kommunale organisation. Flere nævner også at borgervejlederen skal medvirke til organisatorisk læring, f.eks. gennem hyppigere opfølgninger til byrådet, opfølgning på arbejdsgange og kompetenceudvikling af medarbejderne. 

Kommunaldirektøren indstiller:

-  At Økonomiudvalget tager evalueringen til efterretning

-  At der udarbejdes et revideret stillingsopslag med udgangspunkt i nuværende borgervejlederfunktion og ovenstående evaluering

-  At der nedsættes et ansættelsesudvalg, og at stillingen som borgervejleder i Fredericia Kommune genopslås med tiltrædelse d. 1/5 2017

Politik og Kommunikation anbefaler til Økonomiudvalget, at udbyde opgaven med at varetage kommunens samlede grafiske opgaver og tryk, der beløber sig til knap 1,8 mio. kr. årligt. Politik og Kommunikation ønsker med udbuddet at samle alt grafisk produktion i én samlet indkøbsaftale med én fast leverandør for at effektivisere den grafiske produktion og tryk, skabe mulighed for en langt højere grad af digital selvbetjening og sikre en bedre sammenhæng i kommunens visuelle udtryk og brand.

Sagsbeskrivelse:

Fredericia Kommune bruger knap 1.8 mio. kr. på grafiske ydelser og tryk hvert år. I dag varetages de opgaver af en lang række virksomheder og kommunens interne grafiske team. Det interne grafiske team løser opgaver for 0.45 mio. kr., mens De resterende godt 1.3 mio. kr. er fordelt på en række private virksomheder.

Politik og Kommunikation ønsker at samle Fredericia Kommunes samlede grafiske produktion og tryk hos én fælles leverandør for at opnå en række fordele:

·  Effektivisering -  med én samlet leverandør kan man høste stordriftsfordele, herunder en økonomisk effektivisering, som kan indgå i fornyelseskravet i Fredericia på Forkant.

·  Digital selvbetjening – udbuddet vil stille krav om mulighed for digital selvbetjening på standardiserede opgaver. Det vil gøre bestilling af mindre opgaver, som f.eks. visitkort eller opsætning og tryk af plakater og foldere til en let tilgængelig selvbetjeningsløsning for alle kommunens medarbejdere – decentralt såvel som på Rådhuset. Det vil spare mange udgifter til opsætning og korrekturgange.

·  Sammenhængende brand – Udbuddet vil indeholde en fælles designmanual, der skal fungere som udgangspunkt for alt grafisk produktion for hele kommunen. Det vil sikre en langt stærkere visuel identitet og bidrage til et sammenhængende og genkendeligt brand for Fredericia Kommune.

Udbuddet vil fokusere på at bibeholde de fordele et internt grafisk team giver, ved at stille krav til personlig rådgivning, mulighed for løbende møder hos kommunens medarbejdere, korte leveringsfrister og let levering af tryksager. På den måde kombineres bekvemmeligheden ved et internt team, med fordelene ved én samlet leverandør.

Det interne grafiske team finansierer i dag sin drift gennem intern fakturering. En analyse fra Økonomi og Personale peger på at den fakturerede timepris er for lav i forhold til teamets udgifter. Siden teamets oprettelse i 2014 har konstruktionen med indtægtsdækket virksomhed lagt et stort arbejdspres på medarbejderne, som de på trods af en stor indsats har haft svært ved at honorere, hvilket har resulteret i et dårligt arbejdsmiljø.

Politik og Kommunikation har undersøgt mulighederne for at hjemtage hele opgaven og varetage den i det interne grafiske team. En hjemtagelse af opgaven vil medføre, at der ansættes mindst én grafiker yderligere i teamet. Det har ikke været muligt at konkludere på om vores nuværende printer vil kunne håndtere de ekstra opgaver, eller om det vil være nødvendigt at investere i yderligere produktionskapacitet. Endvidere er erfaringen, at det er svært at tilpasse de interne ressourcer med en varierende mængde af opgaver, da der er på grund af teamets begrænsede størrelse og omsætning. Samtidig viser den økonomiske analyse, at der vil være behov for at hæve de priser, som faktureres internt med minimum 10 procent. En hjemtagelse af opgaven vil samtidig ikke give mulighed for høste de effektiviseringer, der ligger i digitale selvbetjeningsmuligheder.

Det er Politik og Kommunikations vurdering, at en hjemtagelse af opgaven ikke vil ændre grundlæggende på de udfordringer, som konstruktionen med indtægtsdækket virksomhed giver det interne grafiske team, hvor der er et stort arbejdspres for medarbejderne.

Det interne grafiske team vil derudover ikke kunne varetage alle de trykopgaver, som kommunen i dag køber hos eksterne leverandører. De opgaver, som teamet ikke kan varetage vurderer Politik og Kommunikation til at overskride udbudsgrænsen på 1,5 mio. kr. over fire år, og de vil derfor skulle sendes i udbud.

Virksomhedsoverdragelse

Beslutter Økonomiudvalget at sende opgaven i udbud, vil det grafiske team blive virksomhedsoverdraget til vinderen af udbuddet. De pågældende medarbejdere (én grafiker og én mediegrafikerelev) vil indgå i virksomhedsoverdragelsen.

Medarbejderne bevarer deres individuelle rettigheder i den løbende overenskomstperiode, samt de individuelle rettigheder, der følger af den kommunale kollektive overenskomst. Det gælder f.eks. løn, pension, arbejdstid og beskæftigelsesanciennitet. Eleven vil forsætte på samme vilkår til sin forventede afslutning af uddannelsen primo 2018.

MED-inddragelse

Udbuddet har været behandlet i MED-systemet, herunder HMU og FMU for Politik og Kommunikation. Udtalelser fra begge MED-udvalg er vedlagt som bilag.

Proces

Godkender Økonomiudvalget denne indstilling vil udbuddet blive sat i gang 1. februar. Første fase er en prækvalifikation af interesserede virksomheder, der i anden fase får mulighed for at byde på opgaven. Det forventes at en vinder af udbuddet er fundet i slutningen af april, og at kontrakten og virksomhedsoverdragelse kan træde i kraft fra 1. juni 2017.

Politik og Kommunikation vurderer, at et udbud vil betyde en mere effektiv produktion af grafiske ydelser ikke mindst på grund af en højere grad af selvbetjening. Det vurderes samtidig, at én samlet leverandør vil sikre en meget høj grad af visuel sammenhæng i Fredericia Kommunes branding.

Politik og Kommunikation vurderer, at et udbud vil medføre et bedre arbejdsmiljø for de berørte medarbejdere, som vil blive del af et større fagligt fællesskab med bedre muligheder for sparring og vejledning.

Godkendt.