Økonomiudvalget - 14-12-2020
Punkt 266 Godkendelse af dagsorden
Beslutning i Økonomiudvalget den 14-12-2020
Godkendt.
Punkt 267 Status på analyse af familieområdet
Sagsresumé
I Budget 2021 fremgår det, at forligspartierne ønsker, at Fredericia Kommune ansøger om at blive en del af et udviklings- og rådgivningsforløb gennem Socialstyrelsens Permanente Task Force. Dette forløb skal suppleres af en undersøgelse af kulturen og borgerens møde med familieafdelingen.
Alle byrådets politikere har i november 2021 haft mulighed for at deltage i en interviewrunde og fremkomme med deres blik på, hvad analysen særligt bør undersøge.
Økonomiudvalget præsenteres for de temaer, der er fremkommet i forbindelse hermed, men også for afsættet i ansøgningen til Task Forcen, som blev sendt den 1. december 2020. Dette med henblik på godkendelse af de næste skridt i arbejdet med et samlet kommissorium for undersøgelsen og igangsættelse af de første aktiviteter.
Sagsbeskrivelse:
Formålet med den aktuelle analyse af Familieafdelingen er at belyse, hvordan kvaliteten i Fredericia Kommunes sagsbehandling og indsatser for og med udsatte børn, unge og familier kan styrkes yderligere - med blik for næste generation af barnets reform og ny lovning. Dette formål fremgår af budgetforliget 2021.
Analysen skal således bidrage med anbefalinger til, hvordan Fredericia Kommune bliver ved med at være kendt for at gå foran, når det handler om tidlig indsats for udsatte børn og familier, og sikre, at kvaliteten i sagsbehandlingen og indsatserne forbliver høj.
Der lægges op til, at der i analysen arbejdes ud fra en bred forståelse af kvalitet, der rummer perspektiver på både organisatorisk, faglig og oplevet kvalitet. Denne begrebsforståelse er illustreret i figuren nedenfor.
Figur 1: Kvalitet - et tredimensionelt begreb
Alle byrådets politikere har i november 2021 haft mulighed for at deltage i en interviewrunde og fremkomme med deres blik på, hvad analysen særligt bør undersøge – og dermed medvirket til at give retning på den samlede analyse af familieområdet.
Der peges i interviewene på syv temaer, som analysen bør tilvejebringe viden om. De er gengivet nedenfor i tabellen – med afsæt i den brede kvalitetsforståelse:
Tabel 1: Analysens temaer (genstandsfelt)
Organisatorisk kvalitet | Faglig kvalitet | Oplevet kvalitet |
Samarbejde med Byråd og politiske udvalg | Sagsbehandlingens lovmæssighed | Familiers oplevelse af samarbejdet og dialogen med Familieafdelingen |
Strukturelle rammer
| Sagsbehandlernes tilgang til familierne
|
|
Samarbejdet på tværs af hele børn- og ungeområdet |
|
|
Ledelsens understøttelse af sagsbehandlernes opgaveløsning |
|
|
Når det gælder den organisatoriske kvalitet lægges der således op til et arbejde, der kan bidrage til a) at styrke samarbejdet mellem Familieafdelingen, Byrådet og de politiske udvalg, b) at skabe mere klarhed og viden om afdelingens ressourcer – set i forhold til andre kommuner – og hvordan det spiller ind på især arbejdsmiljøet og sagspresset for medarbejdere og ledere, c) afdække samarbejdet på tværs af hele børn- og ungeområdet med blik for, hvordan relationerne kan styrkes, og d) undersøge hvordan lederne understøtter sagsbehandlernes opgaveløsning – og hvordan den faglige ledelse kan udvikles yderligere.
Når det gælder den faglige kvalitet handler det grundlæggende om sagsbehandlernes faglighed – både deres juridiske og socialfaglige kompetencer – og derved med et blik på både, hvordan de arbejder på at overholde gældende lovgivning og på deres faglige og professionelle tilgang til familierne.
Endelig – i tæt tilknytning til det forrige – ønskes der i relation til den brugeroplevede kvalitet en undersøgelse af familiernes oplevelse af samarbejdet og dialogen med Familieafdelingen – i tråd med det fokus, der allerede fremgår af budgetforliget.
Metodevalg
Koncerndirektionen har den 1. december 2020 ansøgt Socialstyrelsens Permanente Task Force for udsatte børn og unge om at blive del af et udviklings- og rådgivningsforløb i 2021.
Der angives i ansøgningen et ønske om, at forløbet igangsættes den 1. juni – alternativt den 1. oktober 2021. Datoerne er ønsket med afsæt i anbefaling fra Socialstyrelsen på det obligatoriske formøde forud for ansøgning med Task Forcen. Deres vurdering er, at de herved bedst vil kunne supplere og bygge videre på nuværende og kommende aktiviteter i den samlede analyse. Disse udfoldes nedenfor. Endeligt opstartstidspunkt bestemmer Task Forcen dog, da det også afhænger af de øvrige ansøgeres præferencer. Vi får svar på ansøgningen senest den 17. december 2020 – herunder også starttidspunkt.
Task Force-forløbet vil bl.a. rumme en analyse af den konkrete sagsbehandling, retningslinjerne herfor samt den faglige ledelse og organisering af området for udsatte børn og unge. Det vil derfor kunne bidrage til den del af den samlede analyse af familieafdelingen, der vedrører samarbejdet på tværs af hele børne- og ungeområdet, ledelsens understøttelse af sagsbehandlernes opgaveløsning og ikke mindst kvaliteten i selve sagsbehandlingen, herunder overholdelse af gældende lovgivning.
Det skal nævnes, at task force-forløbet ikke undersøger børnehandicapområdet. Det område dækkes af Task Forcen på handicapområdet. Det er ikke muligt at gennemføre to task force-forløb samtidigt, men det vil være muligt at ansøge om et nyt forløb på dette område, når det første er afsluttet. Hvis ansøgningen til Task Forcen for udsatte børn og unge ikke imødekommes, vil direktionen dog kunne ansøge Task Forcen på handicapområdet med det samme. Socialstyrelsen har oplyst, at en ny ansøgningspulje åbnes efter nytår med opstart af forløb i kommunen i givet fald fra marts 2021.
Opstartstidspunktet er ønsket under hensyntagen til, at Familieafdelingen siden 2019 har igangsat tre udviklingsforløb, som ønskes hhv. afsluttet eller længere i forløbet, så erfaringerne herfra kan inddrages i Task Force-forløbet. Disse tre forløb er:
- Et udviklingsprojekt med Socialstyrelsen og Rambøll om at afprøve modellen ”En familie – én indgang” på børnehandicapområdet, der skal styrke samarbejdet på tværs i kommunen og sikre mere enkle, sammenhængende og koordinerede indsatser til børn med nedsat funktionsevne og deres familier. Projektet afsluttes ultimo 2021.
- Et kompetenceudviklingsforløb for alle myndighedsrådgivere i den løsningsfokuserede samtale (LØFT) og mentaliserende forståelse. Forløbet afsluttes i februar 2021. Som del af dette forløb er der bl.a. igangsat et aktionslæringsforløb, der rummer fire konkrete prøvehandlinger med fokus på at øge inddragelsen af borgerne.
- Et partnerskabsprojekt med Socialstyrelsen, Rambøll, Professionshøjskolen Absalon og fire andre kommuner, der skal styrke et systematisk fokus på barnets progression i sagsbehandlingen med afsæt i et fælles fagligt grundlag for god opfølgningspraksis, som indkredser kerneelementer i sagsbehandlingen med fokus på barnets progression. Projektet afsluttes i efteråret 2022.
Dertil kommer, at det er blevet besluttet fra 2021 at supplere afdelingens ledelsesinformation fra DUBU (Digitalisering – Udsatte Børn og Unge) med nøgletal ift. sagsbehandlingen fra KMD. Formålet hermed er at styrke den økonomiske styring af området og ledelsesunderstøttelsen af medarbejderne gennem mere detaljerede informationer om de enkelte sagsforløb og medarbejdernes valg undervejs
Task Force-forløbet vil ikke belyse Familieafdelingens samarbejde med det politiske niveau, og det vil heller ikke belyse afdelingens ressourcer, ligesom der heller ikke som del af forløbet gennemføres interview med borgere. Borgerforløb vurderes alene af faglige eksperter. Disse tre fokusområder vil derfor skulle undersøges og udvikles på andre måder.
Der lægges op til, at disse fokusområder afdækkes gennem følgende, supplerende aktiviteter:
- Organisatorisk kvalitet:
- Fælles forløb/workshop med politikere om ”det gode, værdifulde samarbejde” og om juridiske og socialfaglige hensyn i arbejdet med udsatte børn, unge og familier – og deraf følgende prøvehandlinger (fx udvikling af en vision/strategi på området som del af kvalitetsmodelarbejdet)
- Deskriptiv og komparativ analyse (benchmark) med andre, sammenlignelige kommuner af de strukturelle rammer for Familieafdelingen
- Brugeroplevet kvalitet:
- Kvalitativ undersøgelse, hvor der dels indhentes perspektiver fra foreninger/organisationer som fx Anbragtes Vilkår, Red Barnet, Børns Vilkår m.fl. om gode veje at gå i mødet med udsatte børn, unge og deres familie – både når det gælder faglige tilgange og indsatser, dels indhentes perspektiver fra familier i Fredericia på deres oplevelse af dialogen og samarbejdet med Familieafdelingen.
Disse aktiviteter kan enten organiseres og varetages af en intern analyseenhed, der er uafhængig af Familieafdelingen – i tråd med erfaringerne fra Jobcenteranalysen – eller af et eksternt konsulentfirma.
Foreløbig tidsplan
Med forbehold for, at tidsplan og indhold kan ændres i et endeligt kommissorium, ser en foreløbig tidsplan for den samlede analyse af Familieafdelingen således ud:
Tidspunkt | Aktivitet |
ØK: 7. december 2020 | Præsentation af opsamling på politikerinterview, afklaring af ressourcer til undersøgelserne, orientering om ansøgning til Socialstyrelsens Task Force og godkendelse af igangsættelse af øvrige aktiviteter. |
17. december 2020 | Svar fra Socialstyrelsens Task Force for udsatte børn og unge |
ØK: 22. februar 2021 |
|
Byråd: 1. marts 2021 |
|
Byråd: 17. maj 2021 |
|
Juni 2021 |
|
Efterår 2021 |
|
Byråd: Ultimo 2021 (estimeret) | Afrapportering på analysefasen og præsentation af udviklingsplan – del af Task Force-forløb;
|
Byråd: Løbende 2021-2022 |
|
Byråd: Ultimo 2022 (estimeret) | Præsentation af endelig statusrapport fra Task Forcen for udsatte børn og unge |
Økonomiske konsekvenser
Det er gratis for kommuner at deltage i et Task Force-forløb. Task Forcen stiller således deres rådgivning og kompetenceudvikling til rådighed uden betaling. Til gengæld forpligter Fredericia Kommune sig til at stille med de nødvendige ressourcer til de aktiviteter, der indgår i forløbet. Det estimeres samlet set at svare til min. 1½ årsværk i både 2021, 2022 og 2023. Såfremt Familieafdelingen ikke tilføres ekstra ressourcer, vil de blive taget fra den gældende normering. Ressourcerne skal fx gå til medarbejder- og ledelsesinterview, 4-dages sagsbehandlingskursus for alle medarbejdere, udarbejdelse af udviklingsplan, ledelsens deltagelse i opfølgning på udviklingsplanen via statussamtaler hver 8. uge og en kontaktperson/tovholder på samarbejdet med Task Forcen.
Forvaltningen har modtaget forespørgsler om organiseringen af de supplerende aktiviteter – om de skal varetages internt eller eksternt. De økonomiske konsekvenser af de supplerende tre aktiviteter (benchmark og samarbejde med hhv. politisk niveau og borgere) afhænger af det politiske valg heraf. Et foreløbigt estimat er, at de kan organiseres og varetages i lighed med Jobcenteranalysen indenfor en ramme af 1½ årsværk, mens de kan varetages eksternt indenfor en ramme af 750.000 kr. ekskl. moms. Endeligt ressourcetræk vil dog i begge tilfælde afhænge af, hvor mange aktiviteter aktørerne skal varetage og det endelige omfang af aktiviteterne.
Vurdering
Børn og Unge vurderer, at det beskrevne fokus, aktivitetsvalg og tidsplan for den samlede analyse af Familieafdelingen ligger indenfor rammerne af budgetforliget 2021. Indenfor dette afsæt vurderes det at være en politisk vurdering, om de supplerende aktiviteter – udover Task Force-undersøgelsen – skal organiseres og varetages af en intern eller ekstern aktør.
Børn og Unge vurderer dog, at det uanset valg af organisering, vil være hensigtsmæssigt at gå videre med disse tre aktiviteter med det samme – og dermed, at der ikke er behov for at vente på en klarhed over, om der vil blive igangsat et Task Force-forløb eller ej i 2021.
Indstillinger
Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget:
- Tager orienteringen om status på analyse af familieområdet til efterretning.
- Godkender, at direktionen ansøger Task Forcen på handicapområdet om et forløb i 2021, hvis ansøgningen til Task Forcen for udsatte børn og unge ikke imødekommes.
- Drøfter og beslutter, hvordan de tre supplerende aktiviteter bedst organiseres og varetages
- Beslutter, at de dele af analysen, der ikke vedrører et evt. Task Force-forløb for udsatte børn og unge, kan igangsættes med det samme.
Beslutning i Økonomiudvalget den 07-12-2020
Udsættes til næste møde.
Beslutning i Økonomiudvalget den 14-12-2020
- Taget til efterretning.
- Godkendt.
- Drøftet.
- Analysen gennemføres med ekstern konsulenthjælp som finansieres ved tilbageholdenhed på de administrative konti på Børn og Unge-området uden påvirkning af serviceniveauet.
Punkt 268 Etablering af den selvejende institution Fredericia Musical Teater
Sagsresumé
Byrådet har tilkendegivet, at man ønsker at genrejse Fredericia Musical Teater. Næste skridt i processen er at etablere den selvejende institution Fredericia Musical Teater, hvor teateret skal genrejses i en økonomisk bæredygtig konstruktion med samme kunstneriske niveau som hidtil.
Sagsbeskrivelse:
Byrådet har ved flere lejligheder og senest i budgetforliget for 2021 tilkendegivet, at man ønsker at genrejse Fredericia Teater. I budgettet er kommunens tilskud til teateret på 11 mio. kr. derfor bibeholdt. Derudover forudsættes, at de 8,6 mio. kr. til teateret fastholdes på finansloven. Der er igangsat en dialog med Kulturministeriet om tilskuddet, som endnu ikke er afsluttet. Byrådet er enige om, at der i et kommende teater skal tilstræbes det samme høje kunstneriske niveau som tidligere, hvor børnekulturen – herunder særligt børnemusicals – skal have en særlig opmærksomhed. Det er afgørende, at teateret skabes i en økonomisk bæredygtig konstruktion.
Økonomiske konsekvenser
Ingen.
Vurdering
Etablering af den selvejende institution
Forudsætningen for at modtage støtte efter scenekunstlovens § 5 er, at teateret etableres som en selvejende institution. Rent juridisk vil der være tale om en ikke-erhvervsdrivende fond, som er undtaget for Lov om fonde. Det indstilles derfor, at etableringen af den selvejende institution igangsættes med godkendelse af vedtægterne, forretningsorden for bestyrelsen samt stiftelseskapital for den nye selvejende institution Fredericia Musical Teater (DSI Fredericia Musical Teater) primo januar 2021. Sideløbende med og i forlængelse heraf kan der arbejdes med at få den organisatoriske konstruktion på plads, indgå lejeaftale med teateret, foretage kapitalindskud og apportindskud m.m.
I henhold til bekendtgørelse om scenekunstområdet skal bestyrelsen sammensættes af 6 personer, hvor kulturministeren udpeger 2 medlemmer, byrådet 2 medlemmer, Statens Kunstfond 1 medlem samt teaterets medarbejdere 1 medlem. Fredericia Kommune udpeger som største tilskudsyder formanden for bestyrelsen. Så længe teateret ikke er godkendt efter scenekunstlovens § 5 kan der nedsættes en interim bestyrelse, som varetager den selvejende institutions interesser.
Økonomisk bæredygtig konstruktion
Med henblik på at sikre en bæredygtig økonomisk konstruktion for Fredericia Musical Teater vil der i den fremadrettede drift blive lagt vægt på følgende principper:
- Udarbejdelse af vedtægter med fokus på balance i økonomien og tæt ledelsesmæssig opfølgning
- Sammensætning af en bestyrelse og udpegning af formand med de rette kompetencer til at drive teateret på økonomisk forsvarlig vis
- Krav til teateret om ansættelse af en kunstnerisk chef og en økonomichef, der begge deltager i bestyrelsesmøderne, med henblik på at sikre, at teaterets ledelse har blik for både det kunstneriske og det økonomiske
- Satsning på forestillinger i Fredericia – ved forestillinger i andre byer vil dette ske som en co-produktion, hvor Fredericia Musical Teaters risiko minimeres
- Udarbejdelse af budget og regnskab med høj grad af gennemsigtighed og informationsværdi som grundlag for den løbende drift og formidling til omverdenen
- Sagkyndig, kompetent og uafhængig revision af teaterets regnskaber og krav om udskiftning af revisor med passende mellemrum
- Systematisk månedlig ledelsesinformation til både bestyrelse og byråd om teaterets økonomiske udvikling
- Styrket tilsyn fra kommunens økonomiafdeling med fokus på overholdelse af teaterets økonomiske rammer, uden at dette fører til, at kommunen overtager et egentligt ansvar for teaterets drift
- Der udarbejdes governanceprincipper for teaterets ledelse med udgangspunkt i de krav, der følger af fondslovgivningen og publikationen ”God ledelse af kulturinstitutioner, marts 2019”.
Indstillinger
Økonomi og Personale indstiller,
- At der primo januar 2021 fremsendes stiftelsesgrundlag til byrådets godkendelse for etableringen af DSI Fredericia Musical Teater
- At DSI Fredericia Musical Teater baseres på de i sagen beskrevne principper for den økonomisk bæredygtige konstruktion.
Beslutning i Økonomiudvalget den 14-12-2020
Anbefales.