Fredericia Kommunes whistleblowerordning

Formålet med whistleblowerordningen er, at:

• Give nuværende herunder også frivillige og ulønnede praktikanter, tiltrædende og tidligere medarbejdere og samarbejdspartnere med en arbejdsmæssig tilknytning til kommunen mulighed for anonymt (og ikke anonymt) at indberette ulovlige forhold og grove forsømmelser inden for den kommunale administration til et særligt whistleblowerteam.
• Være med til, at de indgivne oplysninger bliver håndteret hurtigt og bliver brugt konstruktivt til at forebygge ulovlige forhold og grove eller gentagne forsømmelser i Fredericia Kommune.

Som kommune lægger vi vægt på at have stor ledelsesmæssig tilgængelighed og et velfungerende MED-system, hvor der er fokus på en åben og direkte dialog mellem ledelse, medarbejdere og tillidsrepræsentanter.

Derfor opfordrer vi dig som udgangspunkt til at tage kontakt direkte til din leder, din leders leder eller din tillidsrepræsentant, hvis du har viden om eller begrundet mistanke om forhold, som er omfattet af whistleblowerordningen. Hvis du af helt særlige årsager ikke ønsker at gå til ledelsen eller til din tillidsrepræsentant, og hvis du ønsker at være anonym, vil whistleblowerordningen kunne bruges som et supplement til det eksisterende samarbejdssystem.

Du kan her på siden se, hvordan whistleblowerordningen fungerer.

Alle kommunens nuværende medarbejdere på alle niveauer herunder også frivillige og ulønnede praktikanter, tidligere ansatte, tiltrædende medarbejdere og samarbejdspartnere med en arbejdsmæssig tilknytning til Fredericia Kommune, som aflønnes af og/eller udfører opgaver på vegne af kommunen (fx plejefamilier, anden aktør) og leverandører af varer og tjenesteydelser til kommunen kan indberette til ordningen.

Fredericia Kommunens ordning omfatter samtlige, som kan opnå beskyttelse efter Whistleblowerlovens § 3, stk. 7, a)-h).

Borgere kan som altid tage fat i borgerrådgiveren, hvis de oplever noget, der er bekymrende.

Læs mere om borgerrådgiveren her

Du kan indberette om forhold, der relaterer sig til kommunens ansatte og om forhold, der relaterer sig til kommunens samarbejdspartnere og de personer, som er ansat hos kommunens samarbejdspartnere.

Du kan indgive oplysninger, hvis du har viden eller begrundet mistanke om strafbare forhold eller grove og gentagne forsømmelser i Fredericia Kommune. Det er f.eks. alvorlige forhold, hvis oplysningerne vedrører:

• Strafbare forhold og andre lovovertrædelser
• Fare for enkeltpersoners helbred og sikkerhed
• Grove tilfælde af omsorgssvigt og lignende.

Eksemplerne er ikke udtømmende. Den samlede liste kan ses på portalen for whistleblowerordningen.

Der kan ikke indberettes om følgende:

• Løse rygter
• Enkeltstående fejl og forsømmelser

Heller ikke forhold omkring:

• Mobning
• Samarbejdsvanskeligheder
• Inkompetence
• Overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter som f.eks. rygning, beklædning, alkohol og lignende.

Oplever du situationer, som er problematiske, men ikke er omfattet af Whistleblowerordningen, opfordres du til at kontakte din leder, din leders leder eller din tillidsrepræsentant.

Indberetning sker på whistleblowerportalen. Du kan indberette skriftligt, og det er muligt at vedhæfte dokumentation for at underbygge din indberetning. Du kan også via whistleblowerportalen lave en mundtlig indberetning via talebesked. Denne kan optages direkte gennem whistleblowerportalen. Vælger du at indberette mundtligt har du, hvis du ønsker det, retten til at mødes fysisk med whistleblowerteamet indenfor en rimelig frist.

Når du sender din indberetning, kan du vælge at oprette en postkasse i portalen, hvor du kan følge med i sagen og kommunikere med whistleblowerteamet. Selvom du opretter en postkasse, vil du fortsat kunne være anonym.

Ønsker du ikke at blive kontaktet eller følge sagen, kan du undlade at oprette en postkasse. Hvis du opretter postkassen, skal du selv logge ind for at følge sagen. Af hensyn til anonymiteten er det ikke muligt at modtage adviser fra postkassen.

Du skal være opmærksom på, at hvis du undlader at oprette en postkasse, vil whistleblowerteamet ikke have mulighed for at stille supplerende spørgsmål til dig. Det kan have den konsekvens, at whistleblowerteamet kan være nødt til at henlægge sagen, hvis din indberetning ikke er tilstrækkelig konkret til, at man kan undersøge den nærmere.

Det system, som bruges til at registrere indberetningerne, bliver driftet af EQS Group, der er en uafhængig part og garanterer for sikkerheden og anonymiteten i selve systemet. Systemet logger ikke IP-adresser og ID på udstyr, ligesom al datatransmission og lagring af data sker krypteret.

Det er alene whistleblowerteamet og enkelte personer fra advokatfirmaet Horten, der administrativt hjælper whistleblowerteamet i behandlingen af indberetningerne, der har adgang til indberetningerne.

Indberetning sker på whistleblowerportalen. Du kan indberette skriftligt, og det er muligt at vedhæfte dokumentation for at underbygge din indberetning. Du kan også via whistleblowerportalen lave en mundtlig indberetning via talebesked. Denne kan optages direkte gennem whistleblowerportalen. Vælger du at indberette mundtligt har du, hvis du ønsker det, retten til at mødes fysisk med whistleblowerteamet indenfor en rimelig frist.

Når du sender din indberetning, kan du vælge at oprette en postkasse i portalen, hvor du kan følge med i sagen og kommunikere med whistleblowerteamet. Selvom du opretter en postkasse, vil du fortsat kunne være anonym.

Ønsker du ikke at blive kontaktet eller følge sagen, kan du undlade at oprette en postkasse. Hvis du opretter postkassen, skal du selv logge ind for at følge sagen. Af hensyn til anonymiteten er det ikke muligt at modtage adviser fra postkassen.

Du skal være opmærksom på, at hvis du undlader at oprette en postkasse, vil whistleblowerteamet ikke have mulighed for at stille supplerende spørgsmål til dig. Det kan have den konsekvens, at whistleblowerteamet kan være nødt til at henlægge sagen, hvis din indberetning ikke er tilstrækkelig konkret til, at man kan undersøge den nærmere.

Det system, som bruges til at registrere indberetningerne, bliver driftet af Whistleblower Software ApS., der er en uafhængig part og garanterer for sikkerheden og anonymiteten i selve systemet. 

Det er alene whistleblowerteamet og enkelte personer fra advokatfirmaet Horten, der administrativt hjælper whistleblowerteamet i behandlingen af indberetningerne, der har adgang til indberetningerne.
 

Whistleblowerteamet består af en ledelsesrepræsentant i form af Stabschefen fra Ledelse, Jura og Kommunikation, en medarbejderrepræsentant i form af næstformanden for HMU samt en jurist fra Team Jura. Indberetninger som vurderes at falde inden for rammerne af ordningen tages op til undersøgelse af whistleblowerteamet.

Du kan læse, hvordan din indberetning bliver behandlet under ”Hvordan bliver din indberetning behandlet?”

Du vælger selv, om du vil være anonym, når du indberetter.

Hvis du vælger at bruge whistleblowerordningen, har du mulighed for at være anonym eller ikke anonym. I begge tilfælde anbefaler vi, at du opretter en postkasse i portalen, så du kan følge med i behandlingen af din indberetning. Igennem postkassen kan du kontaktes for yderligere oplysninger, og du kan samtidig bevare din anonymitet.

Hvis du indberetter fra en arbejdscomputer eller smartphone, skal du være opmærksom på, at  IT automatisk sporer IP-adresser på kommunale enheder. Vi anbefaler derfor, at du som medarbejder indberetter fra en anden computer end din arbejdscomputer.

Vær også opmærksom på, at hvis du nævner konkrete medarbejdere, vil de blive orienteret om, at Fredericia Kommune behandler oplysninger om dem i forbindelse med whistleblowerordningen. Dette kan medføre udlevering af indberetningen og dennes oplysninger til den konkrete medarbejder.

Hvis whistleblowerteamet er bekendt med din identitet (navn eller andre personoplysninger), vil der efter gældende regler være adgang til at få indsigt i din identitet. F.eks. vil den eller de personer, som oplysningerne drejer sig om, som udgangspunkt have ret til at vide, hvem du er.

Hvis du ønsker at være anonym, skal du derfor være opmærksom på, at du ikke via beskrivelserne af de forskellige forhold i din indberetning kommer til at afsløre din identitet.

Fredericia Kommune har indgået en aftale med advokatfirmaet Horten om at være administrator af whistleblowerportalen. Når en indberetning modtages på portalen, vil det således være Horten, der som indledende undersøger laver en vurdering af om en indberetning falder inden for rammerne af whistleblowerordningen.

Falder din indberetning inden for rammerne af ordningen, vil kommunens whistleblowerteam igangsætte en undersøgelse af de påpegede forhold. Her vil den pågældende forvaltning blive inddraget i det omfang, som vurderes at være nødvendigt. Hvis det vurderes, at der er, eller kan være tale om strafbare forhold, vil indberetningen blive videresendt til politiet. Det er en forudsætning, at der ud fra de oplysninger, du giver, er mulighed for at belyse/undersøge sagen nærmere.

Du vil inden 7 dage efter modtagelsen af indberetningen modtage en bekræftelse og senest 3 måneder fra bekræftelsen modtage feedback om eksempelvis hvilke tiltag der iværksættes eller påtænkes iværksat.

Hvis din indberetning vedrører forhold, der ikke vurderes at være omfattet af ordningen, vil du – hvis du har oprettet en postkasse i portalen – via portalen modtage information om, at der ikke foretages yderligere i sagen.

Når du indgiver oplysninger til whistleblowerordningen, forudsættes du at have kendskab til eller begrundet mistanke om, at der er begået alvorlige forhold som ovenfor beskrevet.

Oplysninger til whistleblowerordningen skal indgives i god tro – det vil sige, at du ikke bevidst må indgive urigtige eller vildledende oplysninger. Hvis du bevidst indgiver urigtige eller vildledende oplysninger, og din identitet er kendt eller måtte blive kendt, kan det få ansættelsesretlige konsekvenser for dig, og du risikerer også at blive anmeldt til politiet.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt et forhold er omfattet af ordningen, kan du kontakte whistleblowerteamet via portalen. Hvis et forhold ikke er omfattet af whistleblowerordningen, vil du få at vide, at oplysningerne ikke behandles yderligere, og du vil så vidt muligt også modtage information om, hvor du kan henvende dig med forholdet.
 

Hvis de oplysninger, whistleblowerteamet modtager, handler om en konkret medarbejder, vil vedkommende som udgangspunkt blive underrettet om indberetningen.

Den indberettede har de rettigheder, som fremgår af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Dette omhandler især retten til:

• at anmode om indsigt i de personoplysninger der behandles
• at anmode om berigtigelse eller sletning af personoplysninger
• at anmode om begrænsning af behandling vedrørende den registrerede og til at gøre indsigelse mod behandling samt retten til dataportabilitet

I særlige tilfælde kan den indberettes rettigheder suspenderes. Det sker, hvis interessen i at få kendskab til oplysningerne bør vige af hensyn til den offentlige interesse. Det gælder især i forhold til efterforskning, afsløring eller retsforfølgning af strafbare handlinger og beskyttelse af tredjepersoners rettigheder og frihedsrettigheder. I sådanne tilfælde kan den indberettedes rettigheder suspenderes så længe efterforskningen foregår eller så længe der er nødvendigt. 

Viser det sig, at den pågældende som ansat i Fredericia Kommune har begået alvorlige fejl eller forsømmelser samt eventuelt lovovertrædelser, vil det som udgangspunkt have ansættelsesretlige konsekvenser.

Er der eller vurderes der at være overtrådt regler i straffelovgivningen, vil det som udgangspunkt blive meldt til politiet.

Generelle spørgsmål til whistleblowerordningen kan rettes til jurist Birgitte Simonsen på birgitte.simonsen@fredericia.dk.

Den 7. oktober 2019 vedtog Rådet for den Europæiske Union et nyt direktiv, der forpligter blandt andet offentlige myndigheder til at etablere en whistleblowerordning. Direktivet styrker desuden beskyttelsen af whistleblowere.

Som udgangspunkt forpligter direktivet alle offentlige instanser til at lave en whistleblowerordning. Den 24. juni 2021 vedtog Folketinget Forslag til Lov om beskyttelse af whistleblowere. Loven implementerer EU-direktivet fra 2019. Loven medfører bl.a. en pligt for alle kommuner og arbejdsgivere med minimum 50 ansatte til at etablere en whistleblowerordning.

Link: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2021/1436

Årlig afrapportering Fredericia Kommunes whistleblowerenhed 2021-2022