Demokrati- og Borgerudvalget - 28-04-2021

Sagsbeskrivelse:

Godkendt.

Demokrati- og Borgerudvalget skal drøfte planlægning og afviklingen af Byrådets Borgerdialogmøde den 14. juni 2021. Konkret skal der bl.a. tages stilling til set-up for afvikling af Borgerdialogmøde.

Sagsbeskrivelse:

Demokrati- og Borgerudvalget planlægger og faciliterer to Byrådets Borgerdialogmøder om året. Det første borgerdialogmøde i 2021 finder sted den 14. juni 2021.

Under hensyntagen til den aktuelle situation med Covid-19 og tilhørende restriktioner, skal udvalget drøfte planlægningen og afviklingen af borgerdialogmødet.

Nedenfor skitseres to forskellige modeller for afvikling af borgerdialogmødet: 

Ren fysisk med streaming

Jf. Regeringen og aftaleparternes Aftale om udmøntning af genåbning pr. 21. april vil forsamlingsloftet indendørs fra den 11. juni 2021 løftes til 100 personer. Forudsat at forsamlingsloftet indendørs løftes, vil det være muligt at afholde Byrådets Borgerdialogmøde med fysisk tilstedeværelse. Det vil herudover være muligt at streame mødet på YouTube på samme vis som byrådsmøderne.

Af hensyn til forsamlingsforbuddet og afstandskrav må det forudses, at der skal fastsættes en deltagerbegrænsning, hvorfor der vil være behov for, at borgere forud for borgerdialogmødet vil skulle tilmelde sig.

Ren digital løsning:

Byrådets Borgerdialogmøde kan afholdes som en ren digital løsning via et Teamsmøde. Teams har en begrænsning på ca. 300 personer, men det er muligt at udvide dette ved anmodning om en licens.

Med Teams er det muligt at oprette rum, hvor deltagerne enten på forhånd kan have tilmeldt sig eller på mødet kan fordeles ud i de på forhånd oprettede rum. Tanken er, at rummene kan give deltagerne og byrådspolitikerne mulighed for at drøfte forskellige temaer af interesse.

Af hensyn til planlægningen og det tekniske setup, vurderes det at være en fordel, at borgere der ønsker at deltage i Byrådets Borgerdialogmøde tilmelder sig på forhånd. Det kan endvidere overvejes om det skal være muligt på forhånd at indsende spørgsmål. Dette kan f.eks. gøres når borgerne tilmelder sig borgerdialogmødet.

Det vil være muligt at streame borgerdialogmødet på YouTube via samme kanal, som byrådsmøderne streames på.

På mødet vil IT-konsulent, Martin Sørensen deltage og præsentere den digitale løsning.

Tema

Udvalget drøftede på deres seneste møde den 9. februar 2021, at man ønskede, at temaet for Byrådets Borgerdialogmøde skulle være klima. Dette arbejdes der videre med.

Forvaltningen vurderer, at det vil være muligt at afholde Byrådets Borgerdialogmøde med fysisk tilstedeværelse såfremt forsamlingsloftet tillader det. 

1. Drøftet.
2. Drøftet. Hvis forsamlingsforbud og andre corona-restriktioner giver mulighed for det, afvikles mødet fysisk, og ellers afvikles det som et online-arrangement ved hjælp af Teams.

Demokrati- og Borgerudvalget drøftede den 9. februar 2021 et forslag fra Venstre om styrkelse af lokaldemokratiet i Fredericia.

Forvaltningen har på baggrund af udvalgets drøftelse undersøgt mulighederne i relation til de enkelte forslag.

Sagsbeskrivelse:

På byrådsmødet den 25. januar 2021 behandlede byrådet et forslag fra Venstre om styrkelse af lokaldemokratiet i Fredericia. Forslaget blev oversendt til Demokrati- og Borgerudvalget der den 9. februar 2021 drøftede sagen.

Af forslaget fremgår, at det er essentielt, at det lokale demokrati og dialogen med borgerne i Fredericia styrkes. Lokaldemokratiet skal have de bedste forudsætninger for at udvikle sig, og at der skal sikres en så høj grad af borgerinddragelse som muligt. Byråds- og udvalgsmøderne er på mange måder et centrum for den politiske debat, og af forslaget fremgår, at der ses et behov for at styrke disse møder.

De konkrete forslag er:

1. Byrådsmøderne fremrykkes med start til kl. 19.00, så endnu flere borgere får mulighed for at deltage aktivt
2. Spørgetiden genindføres
3. Muligheden for udvalgsforetræde styrkes og optimeres
4. Der udvikles nogle forskellige muligheder/forslag til moderne og mere fleksible høringsprocesser, som udvalgene efterfølgende kan søge inspiration i og vælge imellem.

Forvaltningen har på baggrund af udvalgets drøftelse den 9. februar 2021 undersøgt mulighederne i relation til de enkelte forslag. Forvaltningens oplæg præsenteres nedenfor.

Forslag 1 - flytning af byrådsmøder til kl. 19.00:

Udvalget skal tage stilling til, om man vil differentiere starttidspunktet for byrådsmøder efter sommerferien, eller om forslaget skal tages op af det nye byråd.

Model 1 - starttidspunktet for de resterende byrådsmøder i 2021 differentieres, så i alt to byrådsmøder i 2021 starter kl. 19.00. Der lægges op til, at forsøgsordningen evalueres inden udgangen af 2021. Følgende byrådsmøder vil være mulige at vælge i mellem: den 28. juni, 6. september, 11. november og 13. december.

Model 2 - forslaget om at flytte byrådsmøderne til kl. 19.00 tages op af det nye byråd. Rykkes forsøgsordningen til det nye byråd, vil der være mulighed for, at man over en længere periode kan afprøve forsøgsordningen med differentierede mødetidspunkter for byrådsmøder. Vælges denne model, lægges der op til, at forsøgsordningen evalueres inden udgangen af 2022.

Både kantinen og ejendomsafdelingen er blevet hørt, og der forventes ikke at være økonomiske konsekvenser forbundet med at rykke tidspunktet for byrådsmøderne.

Forslag 2 - spørgetid:

En genindførelse af konkret spørgetid vil kræve, at der fastsættes en konkret ramme herfor. I forhold til spørgetid og spærretid i forbindelse med et kommunalvalg kan byrådet i sine spørgetidsregler beslutte, at der 3 måneder forud for et kommunalvalg ikke er spørgetid. Det mest almindelige er, at byrådet fastsætter sådanne bestemmelser i spørgetidsreglerne. Af hensyn til forholdet omkring spærretid forud for kommunalvalget den 16. november 2021, er det forvaltningens vurdering, at det ikke vil være hensigtsmæssigt at genindføre spørgetid i 2021.

Byrådet har tidligere afprøvet forskellige dialogformater med henblik på at skabe en platform for dialog mellem byrådet og borgerne. Der har således været indført ”Byrådets spørgetid”, hvor borgere forud for byrådsmøderne kunne indsende spørgsmål, som byrådet adresserede på byrådsmøderne. Byrådet vurderede dog, at spørgetid ikke fungerede som den optimale dialogform, da man oplevede, at spørgsmålene fik karakter af at være tekniske/faglige spørgsmål, og at det ofte endte med at tage udgangspunkt i enkeltsager. På den baggrund erstattede byrådet i juni 2016 spørgetid med ”Byrådets træffetid”, hvor borgere kunne møde byrådets medlemmer inden byrådsmødet og stille spørgsmål af politisk og samfundsmæssig karakter. Dette format blev også evalueret og ikke vurderet som værende givende og meningsfuldt, da det også fik hovedfokus på enkelt- og personsager.

Demokrati- og Borgerudvalget er enige om, at der skal findes en ny model, som kan fungere som en levende dialogplatform, der muliggør dialog i øjenhøjde for både borgere og byråd.

Med baggrund i de tidligere afprøvede dialogformer lægger forvaltningen op til, at der indføres en cafe 30 min inden udvalgte byrådsmøder, hvor borgere får mulighed for at møde byrådets medlemmer. Caféen vil fra gang til gang rammesættes med et tema.

Forvaltningen lægger op til, at der i 2. halvår 2021 kan afholdes to temacaféer. Temaet for den første temacafé kan være Budget 2022 og kan med fordel afvikles inden 2. behandling af budgettet. Netop budgettet vurderes at være et aktuelt og vigtigt emne for borgerne, da det handler om politiske prioriteringer, som har konkret betydning for borgerne i kommunen. For 2022 foreslås det, at der kan afvikles i alt fire temacaféer, og at man i slutningen af 2022 evaluerer på ordningen.

Forslag 3 - styrkelse og optimering af muligheden for foretræde for udvalg:

Foretræde for et stående udvalg er en mulighed for, at f.eks. kommunens borgere eller repræsentanter fra foreninger kan komme i kontakt med deres kommunalpolitikere. Foruden foretræde kan borgere og andre aktører komme i kontakt med deres kommunalpolitikere pr. mail eller telefon. Byrådsmedlemmernes mailadresser og telefonnumre kan findes på hjemmesiden.

Formålet med et foretræde for et udvalg er, at borgere og eksempelvis repræsentanter fra foreninger kan fortælle et udvalg om deres holdninger til en given sag for at oplyse sagen yderligere inden udvalgets beslutning. Et foretræde kan også være af mere informativ karakter, hvor eksempelvis repræsentanter fra en forening ønsker at informere om en aktivitet. Får man foretræde for et udvalg, deltager man kun ved dette punkt og forlader herefter mødet, da udvalgsmøder som udgangspunkt er lukkede.

Rammerne for foretræde kan fastsættes i en forretningsorden. I fraværet af en forretningsorden, er det det enkelte udvalg der ved almindelig flertalsbeslutning bestemmer, hvem der får foretræde.

Der findes i dag ingen information om muligheden for at få foretræde for et udvalg og rammerne herfor på kommunens hjemmeside.

For at synliggøre muligheden for foretræde kan der for hvert udvalgs side på kommunens hjemmeside tilføjes en fane ”Foretræde for udvalget”, hvor man vil kunne tilgå en guide for foretræde med information om rammerne herfor. Der vil i givet fald skulle udarbejdes en guide. Se eksempel på en sådan guide fra Aarhus kommune via linket Foretræde for udvalget (aarhus.dk).

Forslag 4 - udvikling af mere moderne og fleksible høringsprocesser:

Udvalget har udtrykt ønske om at undersøge muligheder for at udvikle moderne og fleksible høringsprocesser.

Biblioteket har tilbudt sig som en samarbejdspartner i udviklingen af mere moderne og fleksible høringsprocesser. På baggrund af udvalgets drøftelser den 9. februar 2021 foreslår bibliotekschef, Jytte Bræmer, at biblioteket – i forbindelse med regulære høringsprocesser – kan arrangere debatter eller spørgeaftener i høringsperioden. Politikere fra det relevante udvalg kan deltage og formålet vil være at bringe borgere og politikere sammen, herunder at politikerne kan være med til at kvalificere debatten. Det er væsentligt at bemærke, at dialogen ikke vil erstatte, at høringssvar fortsat skal være skriftlige. Dog vil input fra borgere kunne berige og supplere debatten. Biblioteket vil kunne stå for det praktiske til sådanne arrangementer.

Morgenpolitik som koncept for inddragelse af borgerne

Biblioteket vil også kunne fungere som samarbejdspartner til at afprøve konceptet Morgenpolitik. Konceptet kan gennem dialog og diskussion af byrådets dagsordener være med til at danne en demokratisk platform for dialog mellem borgerne og kommunalpolitikere. Biblioteket vurderer, at konceptet umiddelbart kan overføres til Fredericia. Biblioteket kan stille op som vært og ordstyrere samt sørge for at afvikle mødet, hvad enten det er af fysisk eller digital karakter eller en blanding.

I Aarhus Kommune har man gennem de sidste to år drevet et koncept, som man har navngivet Morgenpolitik. Det er organisationen Sager der samler, der driver konceptet i samarbejde med politikerne. Dagen før byrådsmøderne mødes interesserede borgere og et antal byrådspolitikere og diskuterer udvalgte punkter fra byrådsdagsordenen til den kommende dag. I starten var der tale om fysiske møder hos Sager der samler, men møderne er efterfølgende blevet digitale grundet corona. Folkene bag vurderer, at det digitale format er positivt, da det åbner for, at flere kan deltage i tidsrummet kl. 8.30-10, da mange kan logge ind, men ville have svært ved at få tid til at transportere sig til et fysisk møde. Folkene bag konceptet har oplyst, at det er uafklaret, hvordan formen efter corona vil blive.

Der stemmes ved mødets start om, hvilke punkter på byrådets dagsorden, som skal drøftes. Som regel er der tid til at drøfte 2-3 punkter. Der er en ordstyrer, og der konkluderes ikke noget efter drøftelserne. Modellen kan ses som en platform for handlekraft og en god mulighed for de deltagende politikere til at lytte og være mere velforberedte til det efterfølgende byrådsmøde.

Der er tre dogmer for samtalen:

• Vi sørger alle for en god tone og atmosfære
• Vi er her for at blive klogere (ikke for at få ret eller blive enige)
• Vi værdsætter forskellige perspektiver

Erfaringerne fra Aarhus er, at der hersker en atmosfære af ligeværdighed, hvor politikernes autoritet for en stund fjernes, hvor skuldrene sænkes, og hvor man for alvor kan tale om en dialog i øjenhøjde. Morgenpolitik træner de demokratiske muskler og bliver en frugtbar læreproces for såvel borgere som politikere. Afstanden mindskes, relationerne styrkes, og der sker en reel inddragelse af borgerne i de politiske processer.

Ingen.

1. Drøftet. Venstre og Radikale Venstre stemte for model 1 om at ændre byrådsmødernes starttidspunkt i efteråret 2021. Socialdemokratiet og SF stemte for model 2 om ikke at ændre på byrådsmødernes starttidspunkt i efteråret 2021, men at dette skal drøftes af det nye Byråd.
2. Drøftet. Socialdemokratiet og Radikale Venstre stemte for, at der indføres to temacafeer i 2. halvår af 2021 og fire temacafeer i 2022. Venstre og SF stemte imod, at der indføres to temacafeer i 2. halvår af 2021 og 4 temacafeer i 2022. Venstre og SF så gerne en genindførelse af spørgetiden i Byrådssalen ifm. byrådsmøderne.
3. Drøftet. Demokrati- og Borgerudvalget vil gerne, at muligheden for foretræde bliver mere synlig på hjemmesiden, og at der udarbejdes en guide for udvalgsforetræde. Socialdemokratiet foreslog som et led i drøftelserne, at der også arbejdes videre med muligheden for at genindføre træffetiden for formænd/formandskaber for fagudvalgene.
4. Drøftet. Demokrati- og Borgerudvalget vil gerne, at der arbejdes videre med at udvikle mere moderne og fleksible høringsprocesser, at Biblioteket tænkes ind i den sammenhæng, og at der bakkes op om at indføre konceptet Morgenpolitik.
5. På baggrund af drøftelserne og beslutningerne i 1-4 indstiller Demokrati- og Borgerudvalget, at Økonomiudvalget anbefaler over for Byrådet:

At byrådsmødernes starttidspunkter i 2021 fastholdes. Indstilles med stemmerne 3 for og 2 imod.

At der indføres to temacafeer i 2. halvår af 2021 og fire temacafeer i 2022, og at forvaltningen bemyndiges til at facilitere og sætte de nærmere rammer op for disse cafeer. Tiltaget evalueres ultimo 2022. Indstilles med stemmerne 3 for og 2 imod.

At forvaltningen arbejder videre med, at muligheden for foretræde bliver mere synlig på kommunens hjemmeside, at der udarbejdes en guide for udvalgsforetræde, og at der arbejdes videre med at genindføre træffetiden for formænd for fagudvalgene.

At forvaltningen sammen med udvalgene arbejder videre med at udvikle mere moderne og fleksible høringsprocesser, og at Biblioteket tænkes ind i dette arbejde.

At der som et led i udviklingen af borgerdialog- og -inddragelse bakkes op om at indføre Morgenpolitik som koncept faciliteret af Biblioteket