Økonomiudvalget - 11-03-2021

På baggrund af Hortens arbejde med advokatundersøgelsen, den supplerende afrapportering om habilitet samt Fredericia Kommunes interne afdækninger anbefaler borgmester Steen Wrist og 1. viceborgmester Susanne Eilersen, at advokatundersøgelsen og afrapporteringen vedr. habilitet overdrages til politiet med anmodning om igangsætning af efterforskning af de forhold, der er omtalt i afrapporteringen. Herudover anbefales det, at de interne afdækninger ligeledes overdrages til politiet til orientering.

Sagsbeskrivelse:

På baggrund af Hortens arbejde med advokatundersøgelsen, den supplerende afrapportering om habilitet samt Fredericia Kommunes interne afdækninger anbefaler borgmester Steen Wrist og 1. viceborgmester Susanne Eilersen, at advokatundersøgelsen og afrapporteringen vedr. habilitet overdrages til politiet med anmodning om igangsætning af efterforskning af de forhold, der er omtalt i afrapporteringen. Herudover anbefales det, at de interne afdækninger ligeledes overdrages til politiet til orientering.

Ingen.

Et enigt Økonomiudvalg fulgte borgmester Steen Wrist og 1. viceborgmester Susanne Eilersens anbefaling med en enkelt tilføjelse, og indstiller til Byrådet, at Byrådet tiltræder:

-          At advokatundersøgelsen og afrapporteringen vedr. habilitet overdrages til politiet med anmodning om igangsætning af efterforskning af de forhold, der er omtalt i afrapporteringen.

-          At de interne afdækninger ligeledes overdrages til politiet til orientering.

-          At hvad Fredericia Kommune i øvrigt i den kommende tid måtte afdække i relation til diverse undersøgelser ligeledes overdrages til politiet med henblik på efterforskning.

Flere bl.a. byrådspolitikere har uafhængigt af hinanden udtrykt bekymring for, at der er udvalgssager, der uberettiget er blevet taget af dagsordener forud for udvalgsmøder, eller sager som slet ikke er blevet sat til politisk behandling, selvom det var påkrævet.

Økonomiudvalget har bedt Direktionen undersøge denne bekymring nærmere. Direktionen har på den baggrund bedt Koncernledelsen gennemgå historikken og identificere konkrete cases, hvis sådanne findes.

Koncernledelsen har i alt identificeret 15 udvalgssager, som er blevet undersøgt nærmere, og som der redegøres nærmere for i denne sag.

Sagsbeskrivelse:

Flere bl.a. byrådspolitikere har uafhængigt af hinanden udtrykt bekymring for, at der er udvalgssager, der uberettiget er blevet taget af dagsordener forud for udvalgsmøder, eller sager som slet ikke er blevet sat til politisk behandling, selvom det var påkrævet.

Økonomiudvalget har bedt Direktionen undersøge, om der er udvalgssager, der uberettiget er blevet taget af dagsordener forud for udvalgsmøder, eller som slet ikke er blevet sat til politisk behandling, selvom det var påkrævet.

Direktionen har på den baggrund bedt Koncernledelsen identificere konkrete cases i perioden fra juni 2019 til januar 2021. Koncernledelsen har i alt identificeret 15 sager, som de vurderer bør undersøges nærmere. Det er alene Koncernledelsen, som er blevet hørt i denne forbindelse. Kommunaldirektøren, den i afdækningsperioden fungerende borgmester og øvrige politikere er ikke blevet hørt.

Identificerede sager

Der kan ikke gives et entydigt billede af bevæggrundene for, hvorfor udvalgssager er taget af dagsordener eller aldrig er blevet lagt frem til politisk behandling.

Sagerne fordeler sig på tværs af udvalgene.

Sagerne fordeler sig i følgende to overordnede kategorier:

Forvaltningen vurderer således, at to ud af de 15 sager kræver politisk behandling hurtigst muligt i de ansvarlige udvalg. Direktionen sørger for, at sagerne fremlægges til politisk behandling hurtigst muligt.

For de resterende 13 sager får de ansvarlige koncernchefer til opgave at vurdere på, om disse kræver politisk behandling på nuværende tidspunkt.

Der kan ikke gives et entydigt billede af bevæggrundene for, hvorfor udvalgssager er taget af dagsordener eller aldrig er blevet lagt frem til politisk behandling. Altså hvorvidt dette er sket uberettiget. Arbejdsgangen i Fredericia Kommune har i perioden været, at alle udvalgssager er blevet fremsendt til godkendelse hos kommunaldirektøren og den tidligere borgmester forud for formøder i udvalgene.

Det følger grundlæggende af Styrelsesloven, at Byrådets beslutninger forberedes i udvalg. Det er forvaltningen, der sætter langt de fleste sager på dagsordenerne, og hverken udvalgsformænd eller borgmester kan bestemme, hvad forvaltningen indstiller. Forvaltningen har ansvaret for, at sagerne er tilstrækkeligt oplyst. Der er et naturligt fortolkningsrum i denne forbindelse, da der ikke nødvendigvis er enighed om, hvornår en sag vurderes færdig og klar til politisk behandling. Er en borgmester eller en udvalgsformand af den opfattelse, at en sag ikke er færdig, må dette meddeles forvaltningen ifm. sagens behandling i udvalget.

Der henvises i øvrigt til Direktionens anbefalinger i rapporten om de interne afdækninger.

Taget til efterretning.

Økonomiudvalget har bedt Direktionen om at foretage en række interne afdækninger. Rapporten er vedlagt som bilag. I rapporten fremsættes en række anbefalinger til fremadrettet læring og handling. Disse opsummeres i sagen, og der fremlægges forslag til det fremadrettede arbejde.

Sagsbeskrivelse:

Arbejdet med de interne afdækninger har givet anledning til at udforme en række anbefalinger under fire hovedoverskrifter. Den første er sikring af det politiske beslutningsgrundlag, dernæst øget fokus på at sikre praksis omkring hjemmel i sagsbehandlingen, særligt på øverste ledelseslag i relation til sager til Økonomiudvalget og slutteligt en række anbefalinger til, hvordan det fremadrettet sikres, at økonomistyringsprincipperne i højere grad efterleves. Endvidere har Direktionen en række mere generelle anbefalinger.

Direktionen anbefaler følgende: 

1. Anbefalinger ift. politisk beslutningsgrundlag 

For at sikre, at der politisk beslutningsgrundlag, og at sagerne er belyste i den fremtidige sagsbehandling, forslår Direktionen, at: 

a)       Skærpe skillelinjen mellem politik og administration 
Forvaltning og Byråd skal drøfte embedsmandsrollen og politikerrollen med hinanden. Sammen skal man genbesøge rammerne, hvor politikeren beslutter, og embedsmanden udfører. Jf. embedsmandsdyderne. 

b)       At forvaltningen fremlægger en ny budgetproces med fokus på ærlighed og gennemskuelighed 

Forvaltningen fremlægger en budgetproces, der i højere grad giver mulighed for at sikre forvaltningens faglighed og bredere politiske drøftelser og involvering, således at beslutninger og sager belyses tilstrækkeligt. Dette er allerede sket og er tiltrådt af Byrådet.

c)       At der indarbejdes et fast punkt i politiske sagsfremstillinger, hvor sagens juridiske grundlag vurderes 
Forvaltningen indarbejder et fast punkt i alle sagsfremstillinger, der synliggør, at den sagsansvarlige har sikret, at sagen også er belyst i et juridisk perspektiv, så politikerne har det rette beslutningsgrundlag 

2. Anbefalinger ift. hjemmel 

Direktionen vurderer på baggrund af de interne afdækninger, at der sættes et styrket fokus på at øge kendskab til og sikre praksis omkring hjemmel i sagsbehandlingen, særligt på øverste ledelseslag i relation til sager til Økonomiudvalget. Direktionen forslår, at: 

a)       Der sikres forsvarlig forvaltning 

Embedsmandsdyderne skal genopfriskes, så der er fokus på, at forvaltningens faglighed kommer i spil, og at de politiske sager er behandlet på et fuldt belyst juridisk grundlag.  

b)       Der sikres journalisering og skriftlighed 

Offentlige forvaltningsmyndigheder har journaliseringspligt. Pligten gælder dokumenter, som myndigheden har modtaget fra eller afsendt til udenforstående samt myndighedens interne dokumenter, når de foreligger i endelig form.?De interne afdækningerne har vist, at Fredericia Kommune ikke i fuldt omfang lever op til dette, når det kommer til sager, som vedrører samarbejdet med eksterne partner. Det er særligt synligt, hvor der er tale om puljer og branding af byen.  

Det anbefales på den baggrund, at?alle medarbejdere, der foretager sagsbehandling i forbindelse med udarbejdelse af sagsfremstillinger til Økonomiudvalget?kompetenceudvikles ift. kendskab til god journaliseringsskik. Det anbefales, at der udarbejdes arbejdsgange for journalisering i?Acadre?og i andre relevante journaliseringssystemer. Dette kan med fordel ske samtidig med det kommende skift af system. 

c)       Indkøbsprocesser og konkurrenceudsættelse gennemgås 

Det anbefales, at det undersøges, om der er varegrupper?eller lignende,?som?skal konkurrenceudsættes for at overholde udbudsreglerne.? 

d)       Der sker kompetenceudvikling ift. juridiske vurderinger 

I en kommunal virksomhed er der mange situationer, der kræver en juridisk vurdering.?En forudsætning for,?at medarbejderne i Fredericia?Kommune kan træffe korrekte afgørelser,?er,?at de er bekendt med de juridiske rammer herfor. Disse er forskellige afhængig af fagområde, men fælles for alle er,?at forvaltningslovens regler om sagsbehandling (god forvaltningsskik) skal overholdes.?? 

Det anbefales på den baggrund, at?nye medarbejdere?i administrative funktioner?får?en introduktion til?bl.a.?forvaltningsloven.?Derudover?foreslås det,?at?der sikres en introduktion til, hvordan Principper for økonomistyring skal tolkes og udmøntes i praksis. 

Det anbefales tillige, at der fremadrettet indsættes et punkt i alle sagsfremstillinger til udvalg og Byrådet, hvoraf der fremgår en juridisk vurdering af den beskrevne problemstilling, og hvor beslutningens hjemmelsgrundlag tydeligt fremgår. 

Ligeledes anbefaler direktionen, at reglerne om habilitet genbesøges i eksterne samarbejder, så det sikres, at der er en tydelig skillelinje mellem politik og administration. Politikerne beslutter og embedsmændene udfører og sikrer, at den fornødne gode forvaltningsskik og hjemmel er til stede jf. embedsmandsdyderne. 

e)       Statsstøtteregler 

Det anbefales, at der fremadrettet er et øget fokus på statsstøttereglerne, når der indgås aftaler, hvor der kan indgå et støtteelement. Statsstøttereglerne kan komme i spil i tilfælde, hvor støtte er ydet fra en offentlig myndighed. For det første bør det vurderes, hvorvidt støtten kan have en samhandelspåvirkning. Har støtten ikke en samhandelspåvirkning, og er støtten lovlig jf. danske regler, så er der, som det klare udgangspunkt, ingen statsstøtteproblemstik.  

Hvis støtten derimod har en mulig samhandelspåvirkning, så er der en risiko for, at støtten kan være statsstøtte, også selvom den efter danske regler er udtryk for lovlig støtte. Baggrunden herfor er, at en støtte, der kan have samhandelspåvirkninger, reguleres efter EU traktaten. 

Eventuel ulovlig ydet statsstøtte skal tilbagebetales, hvilket kan have vidtrækkende konsekvenser for modtageren, hvorfor dette område er vigtigt at have fokus på. 

f)        Gennemgang af alle sponsorater og huslejefritagelse  

Det anbefales, at alle aftaler om sponsorater og støtte, herunder huslejefritagelse, gennemgås for at sikre, at forvaltningen overholder gældende lovgivning.  

3. Anbefalinger ift. overholdelse af økonomistyringsprincipper 

Direktionen anbefaler en tydelig styrkelse af kendskab og kompetence til at overholde kommunens økonomistyringsprincipper i forvaltningen. Direktionen forslår, at:  

a)       Det sikres, at der er hjemmel til at udbetale regninger (herunder dobbelthjemmel) 

Forvaltningen bør kende til betydningen af og sikre efterlevelsen af dobbelthjemmel. Forvaltningen bør således vide, om der er været den fornødne hjemmel budgetmæssigt, i form af politiske beslutninger til at igangsætte en opgave eller allokere midler til et projekt, og om sagerne har været tilstrækkeligt belyst. Forvaltningen bør altid undersøge, om der er (kommunalretlig) hjemmel til at indgå de aftaler, der indgås. Ligeså bør forvaltningen følge økonomistyringsprincipperne og indhente skriftlige tilbud, indgå skriftlige kontrakter og aftaler, og kontrollere, at der er leveret specificerede fakturaer på de bestilte ydelser. 

b)       Der sikres kendskab til økonomistyringsprincipperne, herunder attestation af regninger og dokumentation?for indgåede aftaler 

Principper for økonomistyring er ikke tilstrækkelig implementeret eller efterlevet i relation til puljer og lignende. Det er særligt problematisk, at dette gør sig gældende på de øverste ledelseslag i kommunen. 

Det anbefales på den baggrund, at der igangsættes den nødvendige kompetenceudvikling for at sikre, at alle chefer, ledere og relevante medarbejdere kender kommunens Principper for økonomistyring. Det foreslås endvidere, at det vurderes, om der er behov for en revidering af samme, evt. med fokus på sikring af journalpligten, jf. ovenfor.?Alle chefer forpligtes til at føre tilsyn med, at ledelsestilsynet udføres korrekt på niveauerne under. Der skal udarbejdes en instruks for dette.  

Forvaltningen skal således tydeligt have indskærpet, at der skal indhentes tilbud og sikres et aftalegrundlag. 

Det anbefales således, at alle betalinger fremadrettet overholder økonomistyringsprincipperne, og at der kun betales regninger, som er dækket af en aftale, eller som der ligger en separat skriftlig aftale på, samt at det sikres, at betalingen ikke overstiger værdien af de leverede ydelser. 

c)       Gennemsyn af kommunens puljer 

Det anbefales,?at alle kommunens puljer?gennemgås for at skabe et overblik. Der, hvor det er påkrævet,?skal der fremlægges politiske sager, som beskriver formål med puljerne, arbejdsgange, mandater samt faste procedurer for?orienteringer?til politisk niveau.? 

d)       Tydelig økonomi- og kontrolfunktion 

Der skal etableres en tydelighed i organisationen i forhold til stabschefernes mandat og ansvar, herunder rollen som forvaltnings vagthund. Her skal der være et særligt fokus på økonomiområdet ved bl.a. at sikre undervisning og vejledning i Principper for økonomistyring - også for topchefer. 

4. Generelle anbefalinger ift. afdækningerne  

Direktionen anbefaler, at der generelt kigges på: 

a)       Kulturen i kommunen 

Topledelsen skal stå på mål for en åben kultur båret af tillid, embedsmandsdyderne og god forvaltningsskik. Derfor bør koncernledelsen gennemgå et udviklingsforløb, så kulturprocessen sættes i gang. 

b)       At sige fra og til 

Det bør allerede nu beskrives tydeligt, at medarbejdere, ledere og chefer i Fredericia Kommune kan gå til Økonomiudvalget, hvis de oplever, at chefer ikke lever op til god forvaltningsskik. Det skal kommunikeres tydeligt ud. Etableringen af en egentlig whistleblower ordning vil ske snarest muligt.  

Direktionen har, på den baggrund, påvist læringspunkter og handlinger til at rette op på de udfordringer, som de interne afdækninger har påvist. Herunder, at der tydeligt kommunikeres om pligten til (om nødvendigt) at sige fra – og gå til næste niveau, samt at forvaltningens stabe og koncernledelsen genopfrisker embedsmandsdyderne. At der tilstræbes en større åbenhed, ærlighed og ordentlighed omkring beslutninger på øverste ledelsesniveau. 

Direktionen foreslår derfor også, at man i højere grad organiserer Fredericia Kommune, så man understøtter denne klarhed omkring mandater, ansvar, roller og beslutningskompetence. Derfor vil direktionen fremlægge en tydelig organisationsmodel med klarere ansvarsfordeling, som i videst muligt omfang sikrer denne klarhed fremadrettet. 

Direktionens foreslår, at der igangsættes en intern arbejdsproces, som munder ud i, at Økonomiudvalget får præsenteret en samlet plan for, hvordan der vil blive arbejdet med hver enkelt anbefaling. Dette vil ske på et møde i løbet af foråret 2021. Denne plan vil skulle ses som et supplement til arbejdet med anbefalingerne fra Hortens rapport. Direktionen vil på samme møde foreslå en plan for, hvornår og i hvilke form, der løbende vil blive givet en status til Økonomiudvalget.

Det er Direktionens vurderingen, at ovenstående anbefalinger og arbejdet med dem, vil være første skridt på vejen til at få genoprettet kulturen i kommunen, så borgere, politikere og medarbejdere igen kan have tillid til topledelsen.

1. Tiltrådt.
2. Godkendt.