Økonomiudvalget - 14-03-2016

Økonomiudvalget har på sit møde den 7. marts 2016 bedt om en orientering om det kommende udbud af håndværkerydelser.

Den nuværende praksis i forhold til kommunens køb af håndværkerydelser er lidt uensartet.

Store opgaver varetages af Ejendomscentret og konkurrenceudsættes altid, mens praksis i forhold til små og mellemstore opgaver er mere varieret.

En del af disse opgaver konkurrenceudsættes også, mens en del tildeles direkte til en håndværker uden konkurrenceudsættelse. Dette har flere ulemper. Dels er der risiko for, at prisen er for høj, dels er der risiko for at enkle håndværkere favoriseres på basis af ikke-faglige hensyn, dels at der er risiko for, at udbudsreglerne på området ikke bliver overholdt, og dels at det er ret uoverskueligt med hensyn til hvilke håndværkervirksomheder der arbejder for kommunen. En del af de mindre opgaver bestilles direkte af de decentrale institutioner, som ikke har viden om, hvordan de skal konkurrenceudsætte en opgave, dels ikke har den faglige viden på området til at definere opgaven. 

Baggrunden for, at der iværksættes et udbud på håndværkerydelser er således overordnet at sikre en økonomisk forsvarlig udnyttelse af kommunens ressourcer, etablere en hensigtsmæssig arbejdsgang hos de interne bestillere i kommunen, samt at sikre overholdelse af gældende lovgivning.

Som en del af forarbejdet med at tilrettelægge en udbudsstrategi for udbud af håndværkerydelserne, er alle fakturaer fra 2014 vedr. entrepriser og håndværkydelser analyseret (fakturaer for i alt ca. 78. mio. kr.). Til blandt andet at forestå dette analysearbejde har kommunen entreret med Publicure og Prokura. På baggrund af analysen blev der udarbejdet et forslag til udbudsstrategi af håndværkerydelserne.  

I samarbejde med Business Fredericia har administrationen og/eller Prokura afholdt flere møder med lokale håndværkere. Dels er der afholdt møder/interviews med udvalgte repræsentanter fra de forskellige håndværkerområder, dels fælles møder med repræsentanter fra disse områder. Ligesom der har været afholdt møder mellem formandskabet i Håndværkerforeningen og kommunaldirektøren.

De indledende møder og interviews med håndværkerne har tjent til formål at opnå viden og input i forhold til et udbud af håndværkerydelserne. De efterfølgende møder har haft til formål at præsentere udkast til udbudsstrategi og drøfte denne med Business Fredericia og repræsentanter fra håndværkerne. På disse møder har der været en meget god og konstruktiv dialog, som har medført en række tilpasninger af udbudsstrategien, således at strategien/modellen nu både kan tilgodese de hensyn, som kommunen skal tage og hensynet til at sikre fornuftige forhold for tilbudsgiverne.

Modellen, som nu er valgt, er i overordnede rammer som følgende:

Kommunen opdeles i fire distrikter. Inden for hvert distrikt indgås der en rammeaftale på de seks største håndværkerområder (tømre, murer, el, VVS, maler og kloak). På hver rammeaftale vil der være fem tilbudsgiver. Rammeraftalerne dækker alle opgaver mellem 0 og 40.000 kr. Materialer skal være indeholdt i tilbudsgivernes ydelser.

Opgaver mellem 40.000 kr. og 3 mio. kr. tildeles via et underhåndstilbud, hvor der indhentes et tilbud fra tre håndværker; et tilbud fra en af håndværkerne på rammeaftalen (lodtrækning), et tilbud fra en håndværker på leverandørportalen (lodtrækning blandt de håndværkere, som har tilmeldt sig kommunens leverandørportal, som interesserede tilbudsgivere inden for et givent fag) og et tilbud fra en håndværker, som er udvalgt af Ejendomscentret på basis af en faglig vurdering.

Opgaver som overstiger 3 mio. kr. udbydes på anden vis.

Årsagen til at kommunen opdeles i fire distrikter er, at det giver små og mellemstore virksomheder mulighed for at byde på et eller flere del-distrikter, hvis de ikke kan overkomme at skulle levere ydelser til hele kommunen. Dette er også i overensstemmelse med Udbuds- og indkøbspolitikken.

Den videre proces er, at Publicure udarbejder udbudsmaterialet og at dette offentliggøres efter påske, og at der vil være en tilbudsperiode på godt 6 uger. Umiddelbart efter offentliggørelsen af materialet vil der i samarbejde med Business Fredericia blive afholdt et informationsmøde.

Rent praktisk vil modellen gøre det meget enkelt for f.eks. en børnehave eller skole at bestille håndværkerydelser. Har de brug for en maler, til en opgave til under 40.000 kr., så ringer de og bestiller opgaven på den maler, som har vundet maleropgaven i det pågældende distrikt. Kan denne alligevel ikke løse opgaven, kontaktes den næste på listen.

På nuværende tidspunkt er det ikke muligt at sige hvilket økonomisk potentiale konkurrenceudsættelse af alle håndværkerydelser indebærer. Dette vil afhænge af konkurrencesituationen på udbudstidspunktet og af den samlede opgavemængde på området. Opgavemængden må dog også forventes at være betydelig i de kommende år, hvilket også kan ses af anlægsbudgettet. Erfaringerne på udbudsområdet viser klart, at konkurrenceudsættelse af sådanne opgaver medfører økonomiske besparelser hos udbyder.  

Kommunaldirektøren indstiller til Økonomiudvalget, at orienteringen tages til efterretning.