Økonomiudvalget - 29-04-2021

De interne afdækninger og advokatundersøgelsen peger på en række potentielle organisatoriske læringspunkter, som blev præsenteret for og godkendt af Økonomiudvalget den 11. marts 2021. Der er nu udarbejdet en sammenhængende plan for arbejdet med disse læringspunkter. Planen indeholder overordnede mål og principper for implementering samt en tids- og procesplan.

Det indstilles, at Økonomiudvalget godkender planen, og at forvaltningen bemyndiges til at arbejde videre med implementeringen.

Sagsbeskrivelse:

Sideløbende med advokatundersøgelsen blev der udarbejdet en række interne afdækninger af bl.a. sagsbehandling, aftale- og hjemmelsgrundlag samt fakturahåndtering i Fredericia Kommune. De interne afdækninger og advokatundersøgelsen peger på en række potentielle organisatoriske læringspunkter. I det følgende beskrives et forslag til organiseringen og arbejdet med disse læringspunkter.

Organisering
Til arbejdet med de fremadrettede læringspunkter nedsættes en arbejdsgruppe på tværs af relevante afdelinger i kommunen. Arbejdsgruppens opgave er at kvalificere forslagene til læring fra de forskellige interne afdækninger og advokatundersøgelsen og udarbejde en overordnet plan for implementering. Den overordnede plan skal for sin del sikre sammenhæng mellem indsatserne og en meningsfuld implementering i organisationen.

Implementering og inddragelse af relevante parter
Når en handling eller forandring skal implementeres, er det vigtigt at indtænke forskellige dimensioner i implementeringsarbejdet. Én dimension er kompetenceudvikling, som mange af anbefalingerne i de interne afdækninger også peger på. En anden er organisatorisk understøttelse, fx tilpasning af organisationen, koordinering og prioritering af opgaver. En tredje dimension er ledelse. Ledelsen skal drive kulturændringen og understøtte de to øvrige dimensioner for at sikre de nødvendige kompetencer og organisatoriske tiltag. I handlingsplanen nedenfor er der elementer fra hver af de tre dimensioner.

Et bærende princip for planen er derudover inddragelse af relevante ledere og medarbejdere, så implementeringen sker i en fair proces. En fair proces indebærer, at der er en høj grad af tillid, tryghed og motivation blandt de involverede. Når medarbejdere og ledere involveres i processen opbygges social kapital i organisationen samtidig med, at medarbejdere og ledere helt åbenlyst beriger processen ved at bringe deres perspektiver på banen.

Overordnede mål
Den overordnede plan bygger på tre overordnede mål:

1. Fredericia Kommune er en arbejdsplads, hvor kulturen er båret af tillid, tryghed, ordentlighed og gennemsigtighed.

2. I Fredericia Kommune er der, som en forudsætning for frisættende ledelse og lokal meningsdannelse, klart definerede rammer for forvaltningens arbejde. Rammerne bygger bl.a. på principper for god forvaltningsskik.
    
3. I Fredericia Kommune er der en klar skillelinje mellem politik og administration.

Handlingsplan
Inden for hvert af de overordnede mål er der defineret en række handlinger, fx ledelses- og organisationsudvikling, kompetenceudvikling, organisatorisk understøttende aktiviteter m.v. Disse vil der, til internt brug i forvaltningen, blive udarbejdet en implementeringsplan for.

Overordnet tids- og procesplan.

• Forår 2021:
  • Kompetenceudvikling planlægges og implementeringsværktøjer udarbejdes (der tages udgangspunkt i allerede eksisterende viden og værktøjer) – relevante afdelinger og medarbejdere inddrages.
  • Udviklingsforløb i koncernledelsen påbegyndes.
  • Mulighed for implementering af enkelte kritiske elementer.
  • Økonomiudvalget får en status på arbejdet.

• Efterår 2021:

• Implementeringsproces i organisationen (inddragende proces): Kompetenceudvikling udbydes, organisatoriske tiltag iværksættes.
• Økonomiudvalget får en status på arbejdet.

Det er direktionens vurdering, at ovenstående overordnede mål og arbejdet med dem vil være første skridt på vejen til at få implementeret anbefalingerne fra hhv. advokatundersøgelsen og de interne afdækninger. Ligeledes er det direktionens vurdering, at den fremlagte tidsplan tager højde for de relevante aspekter ift. implementering og giver tid til, at relevante parter kan blive inddraget samtidig med, at kritiske delelementer vil blive implementeret løbende, som situation tilskriver det.

Udsat.

Udvalget skal godkende beslutningsprotokollen.

Sagsbeskrivelse:

Udvalget skal godkende beslutningsprotokollen.

For at godkende beslutningsprotokollen, skal hvert medlem underskrive ved at trykke på Godkend i First Agenda.