Når et varekøb eller en tjenesteydelse skal i udbud i Fredericia Kommune, gennemgår dette en fast udbudsprocedure.
Et typisk forløb er skitseret nedenfor:
1. Behov: der opstår et behov for køb af en vare eller tjenesteydelse eller en allerede indgået kontrakt udløber.
2. Arbejdsgruppe: der indkaldes interne repræsentanter fra relevante fagområder, afdelinger og institutioner, og der nedsættes en arbejdsgruppe. Det er denne arbejdsgruppe, der fastsætter kravspecifikationerne til varen eller tjenesteydelsen, da faggruppen kender Fredericia Kommunes nøjagtige behov og brugernes ønsker.
3. Udbudsmateriale: arbejdsgruppen udarbejder kravsspecifikationen til udbudsmaterialet, som blandt andet består af den fremkomne kravspecifikation, relevante egnethedskriterier, kriterier for tildeling, kontrakt og tilbudsliste.
4. Offentliggørelse: der offentliggøres i henhold til Udbudsdirektivet og national lovgivning. Offentliggørelse foretages enten i EU-tidende eller på Fredericia Kommunes hjemmeside eller begge steder.
5. Spørgsmål: det er muligt inden tilbudsfristen at stille spørgsmål til Fredericia Kommune, såfremt der skulle være uklarheder i udbudsmaterialet. Spørgsmålene vil blive diskuteret i arbejdsgruppen, hvorefter spørgsmål og svar i anonymiseret form kan findes på Fredericia Kommunes hjemmeside. I særlige tilfælde vil spørgsmål og svar fremsendes til de tilbudsgivere, der har rekvireret udbudsmaterialet.
6. Evaluering af tilbud: efter tilbudsfristens udløb evalueres alle indkomne tilbud. Evalueringen tager udgangspunkt i, hvorvidt de enkelte tilbud opfylder egnethedskriterierne og dermed er konditionsmæssige. Dernæst følger evaluering af de enkelte tilbud på baggrund af hhv. minimumskrav og tildelingskriterier. Efter evalueringen meddeles samtlige Tilbudsgivere om, hvorvidt de har vundet kontrakten eller ej.
7. Stand Still periode: efter tildeling af kontrakt har samtlige Tilbudsgivere 10 dage til at indgive en eventuel klage til Fredericia Kommune, såfremt der menes, tildelingen er uberettiget.
8. Kontrakt: Fredericia Kommune kan efter Stand Still perioden underskrive kontrakt med den leverandør, der har afgivet det bedste tilbud i henhold til betingelserne i udbudsmaterialet.
9. Offentliggørelse: Fredericia Kommune offentliggør i EU-tidende, at der er indgået kontrakt med leverandøren.
