Udbuds- og indkøbspolitik

Kommunens politik udstikker rammerne for udbud og indkøb af varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver i Fredericia Kommune. Fredericia Kommune har en stor årlig indkøbsvolumen, der beløber sig til ca. 700 millioner kroner og er dermed forpligtet til at udbyde indkøbene efter udbudsregler, når kommunen rammer bestemte tærskelværdier på de enkelte indkøbskategorier.

Samtidig er Fredericia Kommune som offentlig myndighed forpligtet til at foretage økonomisk ansvarlige indkøb og følge love og bekendtgørelser på området. I Fredericia Kommunes udbuds- og indkøbspolitik beskriver vi det grundlag og de holdninger, som Byrådet ønsker skal være gældende for Fredericia Kommunes udbuds- og indkøbspraksis på en række forskellige områder. Det gælder både i forhold til vores leverandører, vores samarbejdspartnere og alle kommunens afdelinger og institutioner.

Kommunens politik omfatter alle udbud og indkøb af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver i Fredericia Kommune. Alle indkøb af varer og tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver sker efter gældende national og international lovgivning.

Politikken er gældende for alle kommunale afdelinger og institutioner, og det betyder, at alle afdelinger og institutioner er forpligtede til at leve op til indkøbspolitikken og overholde og anvende de indgåede indkøbsaftaler. De indkøb, som vi foretager i Fredericia Kommune, spiller en væsentlig rolle for kommunens samlede økonomi. Derfor er det vigtigt, at kommunen har en effektiv, professionel velovervejet indkøbsadfærd, der sikrer, at kommunen køber ind til den mest fordelagtige pris.

Fredericia Kommunes udbud og indkøb foretager vi ud fra en faglig vurdering, der er koordineret på tværs af kommunens afdelinger og institutioner, så vi opnår de bedst mulige indkøbsaftaler, der tilgodeser såvel kommunens, brugerens og borgernes behov.

Fredericia Kommune prioriterer e-handel, som et effektivt middel til at opnå effektivisering og besparelse på indkøb. Det betyder, at når vi vælger leverandører, så lægger vi vægt på, at vi kan få leveret et elektronisk varekatalog til kommunens elektroniske indkøbssystem.

Det er obligatorisk for indkøbere i kommunens afdelinger og institutioner at anvende det elektroniske indkøbssystem, når de bestiller varer og tjenesteydelser, der er omfattet af indkøbsaftalerne.

Fredericia Kommune foretager udbud af alle udbudspligtige ydelser (varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsydelser) under hensyntagen til relevante tærskelværdier, ydelsernes grænseoverskridende interesse i EU og gældende lovgivning. Ydelser, som ikke er udbudspligtige efter lovgivningen vil også blive konkurrenceudsat - hvis det er hensigtsmæssigt - med indhentning af tilbud fra tre lokale tilbudsgivere.

Hver gang Fredericia Kommune foretager udbud, sker det med udgangspunkt i en række tildelingskriterier. Når vi vælger efter tildelingskriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”, tager vi også tages stilling til relevante underkriterier såsom kvalitet, leveringssikkerhed, miljø og lignende vægter dem overfor økonomi.

Tildelingskriterier og ydelsesopdeling 

Tildelings- og underkriterierne vil altid fremgå klart af udbudsmaterialet. Herudover tager kommunen stilling til, om vi med fordel kan fastsætte underkriterier – eller krav – om tilkaldetid og lokale forretningssteder for den eller de virksomheder, som vinder de udbudte opgaver. Sådanne kriterier og krav må vi kun fastsætte til vinderne af de udbudte opgaver, og således ikke som betingelse for deltagelse i udbuddene.

I Fredericia Kommune har vi fokus på i hvilket omfang, de enkelte ydelser – typisk tjenesteydelsesaftaler, løbende vedligeholdelsesopgaver og entrepriseopgave med videre – eventuelt kan opdeles i mindre aftaler, for eksempel distrikter i Fredericia Kommune.

Det kan muliggøre større konkurrence gennem deltagelse også fra små og mellemstore virksomheder, herunder også lokale virksomheder. På udbudte opgaver, som de ikke ville kunne udføre alene, opfordrer vi til, at små og mellemstore virksomheder indgår i konsortier og afgiver tilbud i fællesskab på kommunens udbud.

Konkurrenceudsættelse af kommunale opgaver

I det omfang at byrådet beslutter, at kommunale opgaver skal konkurrenceudsættes, vil konkurrenceudsættelsen følge de principper, der fremgår af Udbuds- og Indkøbspolitikken. Det vil til enhver tid være Byrådet, der træffer beslutning omkring konkurrenceudsættelse af kommunale opgaver.

I Byrådets vision for Fredericia 2020 er der et stærkt fokus på at skabe vækst, udvikling og arbejdspladser. Derfor vil kommunen arbejde for, at lokale virksomheder får mulighed for at deltage i kommunens udbud indenfor rammerne af udbudsreglerne.

Kommunen vil gennem halvårlige informationsmøder gå i dialog med lokale virksomheder omkring hvilke udbud, der er på vej såvel som konkrete udbud. Herudover vil kommunen gå i teknisk dialog med markedet forud for et udbud, når vi vurderer, at det er nødvendigt og givtigt.

Inddragelse af det lokale erhvervsliv vil blandt andet ske gennem tæt og struktureret samarbejde med Business Fredericia. Det vil også være gennem Business Fredericia, at vi får information ud til lokale firmaer, når relevante udbud er offentliggjort, herunder på kommunens hjemmeside.

Fredericia Kommune er en del af KomUdbud, som er et udbudsfællesskab, som i 2015 består af 15 jyske og fynske kommuner. Formålet med deltagelsen i KomUdbud er gennem fælles udbud med de øvrige kommuner at fremme effektive, professionelle og forpligtende indkøb og herved at opnå økonomiske besparelser for Fredericia Kommune.

Udover KomUdbud er Fredericia Kommune også en del af SKI, Statens og Kommunernes Indkøbsservice, og Fredericia Kommune anvender SKI’s indkøbsaftaler, hvor det er relevant og giver økonomisk værdi for kommunen, ligesom Fredericia Kommune overholder de aftaler om kommunernes økonomi, der indgås mellem KL og Regeringen.

Fredericia Kommune er positivt indstillet overfor mulighederne for at indgå i Offentligprivat innovation (OPI), Offentlig-privat samarbejde (OPS) samt Offentlig-private partnerskab (OPS).

Som offentlig myndighed ønsker Fredericia Kommune at foretage økonomisk ansvarlige og bæredygtige indkøb. Udbuds- og Indkøbspolitikken har derfor fokus på kommunens samfundsansvar i forhold til blandt andet miljø og socialt ansvar.

Miljø
I Byrådets vision for Fredericia 2020 fremgår det, at Fredericia skal være en grøn og bæredygtig vækstkommune. Målet er, at Fredericia Kommune som virksomhed skal være CO₂ neutral i 2030. Derfor vil Fredericia Kommune udvise miljøhensyn i valg af og krav til leverandører.

Kommunen vil ud fra en helhedsbetragtning og en konkret vurdering arbejde for, at der foretages miljørigtige produktvalg, der kan være med til at sikre Byrådets vision om at være CO₂ neutral i 2030. Der vil i hvert enkelt tilfælde blive vurderet på, om en positiv miljøpåvirkning står mål med en eventuel merudgift, der kan henføres til den ønskede indfrielse af visionen.

Partnerskabsaftaler
Byrådets vision sætter også fokus på, at alle unge får en ungdomsuddannelse. Det kræver et tæt samspil mellem kommune, uddannelsesinstitutioner, fagbevægelse og erhvervsliv. Derfor har kommunen blandt andet indgået partnerskabsaftaler med forskellige parter i bestræbelserne på at få flere af kommunens unge i uddannelse og skaffe lære- og praktikpladser.

Kommunen vil arbejde for at relevante udbud dækkes af partnerskabsaftaler med det mål, at unge, der har behov, får en lære- eller praktikplads. Kommunen vil også fremover bestræbe sig på at indgå partnerskabsaftaler i de situationer, hvor det er fordelagtigt for kommunen, erhvervslivet, uddannelsesinstitutioner og borgere.

Herudover vil Fredericia Kommune arbejde for at indgå partnerskabsaftaler med relevante parter for at fremme det rummelige arbejdsmarked.

Fredericia Kommune stiller krav om ordnede danske løn og arbejdsvilkår, som du kan læse mere om i arbejdsklausulen forneden. Den pålægger den valgte leverandør og underleverandører at sikre, at løn, arbejdstid, overarbejdsbetaling, ferie og sygdom med mere ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område.

Arbejdsklausulen er vedtaget af Fredericia Byråd den 22. juni 2015.

Fredericia Kommune har i 2018 iværksat en konkret indsats imod social dumping, som netop skal sikre, at klausulen bliver overholdt. Indsatsen indebærer, at der eksempelvis føres kontrol med de byggepladser, som kommunen er ansvarlig for for så vidt angår bygge- og anlægsprojekter. I forbindelse med et kontrolbesøg bliver der talt med samtlige medarbejdere, ledere osv. på pladsen. Der bliver samtidig delt merchandise og foldere ud med kontaktoplysninger, så det er synligt for alle, hvem der kan tages kontakt til, hvis der er nogle punkter i klausulen, der ikke bliver overholdt. Samtidig bliver der også ført kontrol med kommunens øvrige leverandører for så vidt angår vare- og tjenesteydelser. Ved mistanke rettes der henvendelse til den konkrete leverandør, som bliver bedt om at fremsende dokumentation i henhold til klausulen.

Arbejdsklausul vedrørende sikring af arbejdstagerrettigheder i forbindelse med arbejde udført for Fredericia Kommune

Forpligtelsen
Leverandøren forpligtiger sig til at sikre at de ansatte, som Leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger i Danmark med henblik på opgavens udførelse, har løn og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige løn- og ansættelsesforhold end dem der gælder på den egn hvor arbejdet udføres – jf. ILO konvention nr. 94.

• Krav til medarbejderens ansættelsesforhold og identifikation

Alle medarbejdere skal inden 4 uger efter arbejdets påbegyndelse have modtaget et ansættelsesbevis samt orienteres, af Leverandøren, om egnens gældende løn- og arbejdsvilkår.

Leverandøren er endvidere ansvarlig for, at der kun anvendes medarbejdere med gyldig opholds- og arbejdstilladelse. Medarbejdere skal på forlangende kunne dokumentere deres identitet ved fremvisning af billedlegitimation.

• Krav til ophold på arbejdspladsen, orientering om underleverandører samt krav til skiltning

Fredericia Kommune skal skriftligt orienteres om, hvilke underleverandører Leverandøren anvender i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten, ved angivelse af navn og CVR.nr./RUT.nr.

Leverandøren skal endvidere på bygge-, drifts-, statusmøder eller lignende oplyse Fredericia Kommune om, hvilke underleverandører, der befinder sig på arbejdspladsen i en forud defineret periode samt eventuelt hvilket arbejde, de udfører.

Fredericia Kommune kan konkret stille krav til, at Leverandøren skilter med, hvilke virksomheder, der udfører arbejde på arbejdspladsen ved angivelse af navn og CVR.nr./RUT.nr.

Leverandøren er til enhver tid underlagt Fredericia Kommunes instruktioner omkring ophold på arbejdspladsen. Kommunen forbeholder sig med dette krav retten til at kunne udstikke instruktioner omkring ophold på arbejdspladsen. Eksempler herpå kan være regler omkring uønsket ophold på arbejdspladsen, forbud mod overnatning på byggepladsen med videre.

• Krav om registrering af udenlandske tjenesteydere

Såfremt Leverandøren - eller dennes underleverandør - har anmeldelsespligt til RUTregisteret, er Leverandøren forpligtet til på eget initiativ at foretage anmeldelsen og straks derefter sende kvittering for anmeldelsen til Fredericia Kommune.

Dokumentation for overholdelse af forpligtelsen

Der skelnes i nærværende arbejdsklausul mellem krav til dokumentation og krav til redegørelse. 

• Dokumentation

Leverandøren har bevisbyrden for at forpligtelsen jf. klausulens afsnit. 1 er overholdt, og Fredericia Kommune kan på forlangende kræve at se dokumentation for Leverandørens og dennes underleverandørers overholdelse heraf. Kommunen kan kræve dokumentation direkte fra Leverandørens eller dennes underleverandørers medarbejdere.

Relevant dokumentation skal som minimum omfatte lønsedler, E-indkomstkvittering, lønregnskaber, opholds- og arbejdstilladelser og ansættelsesbeviser samt den referenceramme Leverandøren har anvendt i forbindelse med fastsættelsen af løn- og arbejdsvilkår for de ansatte. Herudover kan Fredericia Kommune i den konkrete sag anmode Leverandøren om at fremsende andre relevante dokumenter.

• Redegørelse

Såfremt Fredericia Kommune har en mistanke om overtrædelse, skal Leverandøren efter påkrav, fremsende en fyldestgørende redegørelse. Parterne har endvidere pligt til egenhændigt at orientere hinanden ved mistanke om manglende overholdelse af arbejdsklausulen.

Leverandøren skal som minimum redegøre for, under hvilke forhold og/eller metoder de tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, der indgår til opfyldelsen af Kontrakten, er fremstillet. Fredericia Kommune kan i den konkrete sag anmode Leverandøren om at uddybe andre relevante forhold.

Fredericia Kommune kan i de konkrete kontrakter stille krav til dokumentation. Dokumentationen skal være Fredericia Kommune i hænde senest 5 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Redegørelsen skal være Kommunen i hænde senest 10 arbejdsdage efter påkravets modtagelse.

• Videregivelse af dokumentation

Fredericia Kommune kan efter konkret vurdering videregive informationer som tjener som dokumentation for overholdelse af kravene i Arbejdsklausulen, jf. afsnit 2.1 til SKAT, Arbejdstilsynet eller de overenskomstbærende organisationer, såfremt videregivelsen vurderes at være af væsentlig betydning for myndighedernes og organisationernes virksomhed.

Fredericia Kommune kan efter konkret vurdering videregive informationer, som tjener som dokumentation for opretholdelse af kravene i Arbejdsklausulen jf. afsnit 2.1. til politiet, såfremt der er mistanke om et begået strafbart forhold.

Sanktion for manglende overholdelse af forpligtelsen

Leverandørens eller dennes underleverandørers væsentlige overtrædelser af Arbejdsklausulen vil altid berettige Fredericia Kommune til at ophæve kontrakten helt eller delvist. Ifalder Leverandøren nedenstående sanktioner eller andre misligholdelsesbeføjelser, fritages denne ikke for pligten til at opfylde kontrakten.

• Sanktioner ved Leverandørens overtrædelse

Fredericia Kommune er berettiget til at tilbageholde vederlag med henblik på at tilgodese berettigede krav fra Leverandørens eller underleverandørers ansatte. Fredericia Kommune kan fastsætte bodsbestemmelser i de konkrete kontrakter. Ved konkret bodsfastsættelse lægges vægt på følgende:

Kontraktens genstand og størrelse
Overtrædelsens karakter og omfang
Leverandørens egen medvirken til at bringe overtrædelsen til ophør.

Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag.

Kontrolforanstaltninger

Fredericia Kommune - eller en af Fredericia Kommune godkendt tredjepart - vil i kontraktens løbetid løbende kunne gennemføre forskellige kontrolforanstaltninger, eksempelvis foretage uanmeldte kontrolbesøg på arbejdspladsen for at sikre overholdelse af Arbejdsklausulen.